|
GENÇLİK VE SPOR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ MERKEZ VE TAŞRA TEŞKİLATI AYNİYAT YÖNETMELİĞİ
GENÇLİK VE SPOR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ MERKEZ VE TAŞRA TEŞKİLATI AYNİYAT YÖNETMELİĞİ
Devlet Bakanlığından
Yayımlandığı Resmi Gazete Tarihi: 02/11/1999
Yayımlandığı Resmi Gazete No: 23834
BİRİNCİ BÖLÜM : Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1 - Bu Yönetmeliğin amacı, Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatına ait her türlü demirbaş ve tüketim malzemelerinin ambar giriş ve çıkış kayıtlarının tutulması, muhafazası, hesabının çıkarılması ve bu malzemelerin hizmette faydalı bir şekilde kullanılmalarının sağlanması için gerekli usul, esas ve yöntemleri belirlemektir.
Kapsam
Madde 2 - Bu yönetmelik, Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün merkez ve taşra teşkilatının, mevcut ve tasarrufunda bulunan bütün demirbaş ve tüketim malzemelerini kapsar.
Hukuki dayanak
Madde 3 - Bu Yönetmelik, 21/05/1986 tarihli ve 3289 sayılı Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 10 uncu maddesinin (c) bendi gereğince hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4 - Bu Yönetmelikte geçen;
Genel Müdürlük : Başbakanlık Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünü,
Genel Müdür : Gençlik ve Spor Genel Müdürünü,
Merkez Teşkilatı : Genel Müdürlük Ana Hizmet Birimleri, Yardımcı Birimleri, Danışma ve Denetim Birimleri ile Bağlı Birimlerini,
İl Müdürlüğü : Gençlik ve Spor İl Müdürlüğünü,
İlçe Müdürlüğü : Gençlik ve Spor İlçe Müdürlüğünü,
Taşra Teşkilatı : İl ve İlçe Müdürlüklerini,
İdare : Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatını,
Demirbaş Malzeme : İdareye ait olup kullanma süreleri asgari bir yıldan fazla olan, belirli bir hizmete tahsis edilen, kullanılmakla yok olmayan ve genellikle maddi bir kalıntı bırakan taşınır malzemeleri (Bir nolu listede gösterilenler ve bunların çeşitleri),
Tüketim Malzemeleri : Her türlü döşeme ve demirbaş niteliği dışında kalan, belirli hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanma sonucu yok olan, sarf olunan veya değerini kısmen veya tamamen kaybederek kullanılmaz hale gelen malzemeleri (İki nolu listede gösterilenler ve bunların çeşitleri),
Ayniyat : Yukarıda demirbaş ve tüketim malzemeleri olarak tanımlanan malzemeleri, ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM : Ayniyat Muhasebesi, Demirbaş ve Tüketim Malzemeleri İle İlgili İşlemler
Ayniyat muhasebesini oluşturan maddeler
Madde 5 - İdarenin ayniyat muhasebesi, demirbaş malzemeler ile tüketim malzemelerinin kaydından oluşur.
Demirbaş ve tüketim malzemelerinin kanuni durumu
Madde 6 - İdarenin tasarrufunda bulunan demirbaş ve tüketim malzemeleri Türk Ceza Kanunu bakımından devlet malı hükmündedir. Bunlara karşı suç işleyenler hakkında devlet mallarına karşı suç işleyenler gibi kovuşturma yapılır. Demirbaş malzemelerinin muhafazası ile görevli olan veya kullanan idare personeli demirbaş malzemelerin mülkiyet ve tasarruf hakkını muhafaza etmek ve bunları en iyi şekilde kullanmak, bakım ve tamirlerini yaptırmakla yükümlüdürler. Demirbaş malzemelerin rehin edilmesi, ödünç verilmesi, hizmet dışı kullanılması ve bu Yönetmelik hükümleri dışında kayıtlardan silinmesi, devir ve satışları yasaktır.
Demirbaş malzemelerin numaralanması
Madde 7 - İdarenin büro, tesis ve hizmet birimlerinde mevcut bulunan veya hibe, devir ve satınalma yoluyla elde edilen demirbaş malzemelerin uygun bir yerine; kayıp olmayacak ve bozulmayacak bir şekilde numara verilir. Numaraların silinmeyecek ve çıkmayacak şekilde olmasına ve demirbaşa zarar vermemesine özen gösterilir. Özelliklerinden dolayı üzerine numara konulmasına imkan bulunmayan çatal, kaşık, tabak, tencere, tava gibi veya hassas yapıda olan cihazlar ve tıbbi aletlere numara konulmasında bir zorunluluk yoktur. Üzerinde demirbaş numarası bulunan bir malzemeye ikinci bir numara verilmez.
Demirbaş malzemelerin kayıt işlemleri
Madde 8 - Genel Müdürlük merkez teşkilatında ayniyat saymanlığınca, taşra teşkilatında ayniyat memurluğu tarafından örneği (Ek-1) de yer alan demirbaş esas defteri tutulur. Bu deftere demirbaş malzemelerin cinsi, miktarı, özelliği, fiyatı veya maliyet bedeli, seri numarası, markası, ebatları ve diğer ayırıcı özellikleri yazılarak kaydolunur. Demirbaş esas defterindeki kayıt sıra numarası o demirbaşın demirbaş numarasıdır.
Demirbaş malzemelerin devri
Madde 9 - Demirbaş malzemeler aşağıdaki şekilde devredilir.
a) Demirbaş malzemeleri hizmetin gerektirdiği durumlarda merkezden taşra teşkilatına veya taşra teşkilatından merkeze devredilmesi Genel Müdürlük onayı ile gerçekleştirilir. Taşra teşkilatının kendi aralarında yapacakları demirbaş devirleri ise ita amiri onayı ile yapılır ve Genel Müdürlüğe bilgi verilir. Genel Müdürlük veya ita amiri onayı alındıktan sonra demirbaş malzemeyi alan idarenin ayniyat memurluğunca tanzim edilen ayniyat tesellüm makbuzu (Ek-14) demirbaş malzemeyi devredecek olan idareye verilmek suretiyle devir işlemi yapılır.
b) Demirbaş malzemelerin, merkez teşkilatı ve taşra teşkilatının kendi iç birimleri veya şubeleri arasında devredilmesi ise örneği (Ek-2) de yer alan demirbaş devir ve nakil belgesi ile gerçekleştirilir. Bu belge üç nüsha düzenlenir, bir nüshası demirbaş malzemeyi devreden birimde, bir nüshası demirbaş malzemeyi alan birimde bulundurulur, diğer nüshası da işlemin muhasebeleştirilmesi için merkez teşkilatında ayniyat saymanlığına, taşra teşkilatında ayniyat memurluğuna gönderilir.
c) İdarenin ihtiyaç fazlası veya teknoloji değişikliği gibi nedenlerle atıl durumda kalabilecek demirbaş malzemelerinin merkez veya taşra teşkilatı dışında ayrı bir kuruma devredilmesi halinde, birim bedeli Maliye Bakanlığı Ayniyat Talimatnamesinin 8 inci maddesi uyarınca Maliye Bakanlığınca belirlenecek tutara kadar olanlar, Genel Müdürün onayı ile, birim bedeli bu tutarı aşanlar ise Genel Müdürlüğün bağlı olduğu Bakanın onayı ile devredilir. Demirbaş malzeme, devredilen kurumdan demirbaşın bedelinin İdarenin hesabına yatırıldığına ilişkin dekont veya alındı ile ayniyat tesellüm makbuzu alınarak teslim edilir.
Demirbaş malzemelerin kayıttan silinmesi ve satışı
Madde 10 - Demirbaş malzemeler, normal kullanım sırasında, çok kullanma sebebiyle hizmette kullanılmayacak derecede yıpranmış ve bozulmuş olması, eski ve hurda hale gelmesi, tamir edilemeyecek durumda olması veya tamir edilmesinin ekonomik olmaması ya da, kimsenin ihmal ve kusuru olmadan kırıldığının, çalındığının, kaybolduğunun belgelendirilmesi hallerinde kayıttan silinir.
Kayıttan silinmesi gereken demirbaş malzemeler için idarenin ilgili birimleri tarafından örneği (Ek-3)'te yer alan tutanak düzenlenip imza edilerek bir yazı ekinde merkez teşkilatında İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına, taşra teşkilatında ayniyat işlemlerinden sorumlu şube müdürlüğüne gönderilir.
Bu şekilde bildirilen demirbaş malzemeler için bedeli ne olursa olsun, merkezde ayniyat saymanlığınca, taşra teşkilatında ayniyat memurluğunca örneği (Ek-4) te yer alan demirbaş malzeme kayıt silme belgesi düzenlenir. Bu belge ilgililerce imza edilip, ita amirince onaylandıktan sonra demirbaş esas defterine kaydedilir ve kayıt silme işlemi gerçekleştirilir.
Kayıttan silinen hurda durumdaki demirbaş malzemeler satılabilecek durumda iseler hurda ve kullanılmış malzeme olarak öncelikle Makina Kimya Endüstrisi Kurumuna veya diğer özel şahıs veya kuruluşlara, merkez teşkilatında; 05/08/1997 tarihli ve 23071 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Merkez İhale Yönetmeliği, taşra teşkilatında; 27/03/1987 tarihli ve MDK-K-008/108 sayılı Bakan onayı ile yürürlüğe giren Taşra Teşkilatı Bütçe, İhale, Muhasebe, Bilet ve Ayniyat Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak satılır. Satılamayacak durumda iseler bir tutanak ile imha edilerek, yok edilir.
Demirbaş malzeme listesi
Madde 11 - İdarenin büro, oda, salon ve tesislerinde bulunan mevcut demirbaş malzemelerin örneği (Ek-5) te yer alan listesi üç nüsha yapılarak, bir nüshası oda veya bölümün uygun bir yerine asılır, bir nüshası listenin ait olduğu birim mal sorumlusu tarafından, diğer nüshası merkezde ayniyat saymanlığında, taşrada ayniyat memurluğunda dosyalanarak muhafaza edilir.
Demirbaş malzemelerin bakım ve tamiri
Madde 12 - Demirbaş malzemelerin ekonomik ömürlerinin uzatılmasını sağlamak amacı ile bakımlı ve her an hizmete hazır vaziyette tutulması için bakım ve onarımının yaptırılması esastır. Zaman içerisinde yapılan tamirat sonucu demirbaş malzemeler üzerinde meydana gelen şekil, renk ve diğer değişiklikler demirbaşın kolayca tanınması için demirbaş esas defterine kaydedilir.
Muhafazası özel bakım isteyen demirbaş malzemeler
Madde 13 - Muhafazası ve kullanımları özellik arz eden hassas alet, makine, cihazlar değerli kitap ve sanat eserleri ile merkez ve taşra teşkilatında görev yapan yönetici kadrosundaki görevlilerin veya spor federasyonlarının manevi şahsiyetlerine verilen her türlü kıymetli hediyelik eşyalar ilgili birimlerin mal sorumlularına teslim edilir. Bu mal sorumlularının görev değişikliklerinde üzerlerindeki malzemeler yeni görevlilerce teslim alınır. Bu kişilerin İdareden ayrılmaları halinde devir teslim yapılmadan ilişkileri kesilmez.
Bu tür malzemeler merkez veya taşra teşkilatında varsa bir müzede sergilenir. Bunların kayıtları, örneği (Ek-6) da yer alan müze kayıt defterine yapılır.
Demirbaş malzemelerde amortisman indirimi
Madde 14 - Demirbaş malzemelerin çok kullanılma nedeniyle yıpranması veya çeşitli nedenlerle aşınması halinde değer kaybına uğraması sonucu herhangi bir amortisman indirimi veya ayniyat hesap kayıtlarında amortismana ait işlem yapılmaz.
Demirbaş ve tüketim malzemelerinin maliyet bedeli
Madde 15 - Demirbaş ve tüketim malzemelerinin satınalma (Fatura fiyatı) bedeli o malzemenin maliyet fiyatıdır. Ancak, belgelendirilmesi kaydıyla demirbaş ve tüketim malzemelerinin İdarede kullanılacak duruma gelinceye kadar ödenen vergi, resim, nakliye, hammaliye, ardiye, ambalajlama, sigorta ve bunun gibi giderlerin dahil edilmesiyle belirlenen bedel maliyet bedelidir. Bu gibi durumlarda demirbaş ve tüketim malzemeleri maliyet bedeli üzerinden kayıtlara alınır.
Fiyatı belli olmayan demirbaş ve tüketim malzemelerinin fiyatlarının nasıl tespit edileceği
Madde 16 - Fiyatı belli olmayan, satınalma dışı yollardan elde edilen veya hibe yoluyla devlete mal edilen ve fiyatını belirleyen bir belgesi olmayan demirbaş ve tüketim malzemelerinin fiyatı, merkez teşkilatında ita amirinin onayı ile ayniyat saymanı, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığından satınalma ve malzeme ile ilgili şube müdürü ve ilgili birimden bir elemanın katılımıyla, taşra teşkilatında ita amirinin onayı ile ayniyat işlemleri ile ilgili şube müdürü, ayniyat memuru ve il müdürlüğünce görevlendirilecek bir elemanın katılımıyla kurulacak en az üç kişilik komisyonlar tarafından kıymet takdiri yapılmak ve fiyat tespit tutanağı düzenlenmek suretiyle tespit edilir. Bu komisyonlar tarafından kıymet takdiri yapılırken demirbaş ve tüketim malzemelerinin özellikleri göz önünde bulundurularak, gerekli piyasa araştırması yapılır ve gerçekçi bir bedel tespit edilir.
Demirbaş ve tüketim malzemelerinin sayımı
Madde 17 - İdarenin hizmet birimlerinde bulunan büro, oda, salon ve tesislerindeki mevcut demirbaş malzemelerin ve birim ve şubelerin ihtiyaçları için ihtiyaç duyulduğunda dağıtılmak üzere ana malzeme ambarlarında stoklanan veya önceki yıllardan kalan demirbaş ve tüketim malzemelerinin genel sayımları her takvim yılı sonunda kurulacak sayım komisyonlarınca yapılır. Bu sayım komisyonları ita amirinin onayı ile merkez teşkilatında ayniyat saymanının başkanlığında ve görevlendirilecek yeterli sayıda elemanın katılımıyla, taşra teşkilatında ayniyat işlemleri ile ilgili şube müdürünün başkanlığında, ayniyat memuru ve yeterli sayıda görevlendirilecek elemanın katılımıyla oluşturulur.
Sayım işlemleri, demirbaş ve tüketim malzemeleri yerinde görülmek, tartılmak, sayılmak ve kayıtlarına uygun olup olmadıkları incelenmek suretiyle yapılır. Yapılan sayım sonucu örneği (Ek-7) de yer alan malzeme sayım tutanağı düzenlenir ve sayım komisyonunca imzalanarak muhafaza edilir.
Demirbaş ve tüketim malzemelerinin yıl içinde fiili mevcutlarının tespiti ve kontrolü mahiyetinde genel veya kısmi olarak sayımları yapılabilir.
Yapılan sayımlarda mevcutlar arasında bir fark bulunduğu takdirde bu Yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılır.
Demirbaş ve tüketim malzemelerinin tazmin usulü
Madde 18 - İdareye ait demirbaş ve tüketim malzemelerini, muhafaza ile görevli bulunsun veya bulunmasın, bu malları kötü kullanan, dikkatsizlik ve ihmal yüzünden hasara uğratan, hurda ve işe yaramaz hale getiren, kaybeden veya çalınmasına sebep olanlar hakkında 27/06/1983 tarihli ve 83/6510 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan "Devlete ve Kişilere Memurlarca Verilen Zararların Nevi ve Miktarlarının Tespiti, Takibi, Amirlerinin Sorumlulukları, Yapılacak Diğer İşlemler Hakkında Yönetmelik" hükümleri uygulanır.
Demirbaş ve tüketim malzemelerinin ambar girişi
Madde 19 - İdarenin ihtiyacı için satın alınan, hibe edilen veya satınalma dışı yollardan elde edilen demirbaş ve tüketim malzemeleri, alındıktan sonra doğrudan kullanıma verilmeyecek veya stoklanıp daha sonra dağıtımı yapılacak ise ayniyat tesellüm işlemleri yapılır ve ambar memuru tarafından örneği (Ek-8) de yer alan ambar giriş makbuzu düzenlenerek ambara alınır. Bunlardan ambara alınan tüketim malzemeleri ambar esas defterine kaydedilir. Demirbaş malzemeler ise bu Yönetmeliğin 8 inci maddesinde belirtildiği şekilde demirbaş esas defterine kaydedilir.
Stoklanmayan veya doğrudan kullanıma verilen tüketim malzemeleri ise ayniyat tesellüm işlemleri yapıldıktan sonra muhasebeleştirilmek için örneği (Ek-9) da yer alan ayniyat esas defterine kaydedilir.
Demirbaş ve tüketim malzemelerinin ambar çıkışı
Madde 20 - Demirbaş ve tüketim malzemelerinin her gün ihtiyaca göre ambar çıkışı örneği (Ek-10) da yer alan malzeme isteği formu ile yapılır. Malzeme isteği formu üç nüsha düzenlenir. Malzeme isteği formunun isteyen yer bölümü malzeme talebinde bulunan birim amiri veya şube müdürü, tahsisatı kontrol eden bölümü merkezde İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı satınalma ile ilgili şube müdürü, taşrada ayniyat işlemleri ile ilgili şube müdürü, onaylayan bölümü merkezde İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı, taşrada il müdürü, veren bölümü ambar memuru, alan bölümü ise malzemeyi teslim alan birim mal sorumlusu tarafından imzalandıktan sonra ambardan malzeme çıkışı yapılır.
Malzeme isteği formunun iki nüshası ayniyat işlemleri ile ilgili birimde muhafaza edilir, bir nüshası da malzeme talebinde bulunan birime yazı ile gönderilir.
Demirbaş ve tüketim malzemelerinin kaydı için tutulacak defterler ve defterlerin tasdiki
Madde 21 - Demirbaş ve tüketim malzemelerinin kayıtları için tutulacak defterler aşağıda belirtilmiştir.
a) Demirbaş Esas Defteri (Ek-1)
b) Ayniyat Esas Defteri (Ek-9)
c) Ambar Esas Defteri (Ek-11)
d) Ayniyat Yevmiye Defteri (Ek-12)
e) Yardımcı Demirbaş Esas Defteri (Birimlerce Tutulacaktır.) (Ek-13)
Defterlere kayıt işlemleri yapılmadan, sayfaları sayılır, mühürlenir ve numaralandıktan sonra birinci sayfanın ön yüzüne kaç sayfadan ibaret olduğu tek sayfa veya çift sayfa olup olmadığı belirtilerek yazılır. Merkezde İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı, taşrada il müdürü tarafından tasdik edilir. Bir defter dolmadan ikinci bir defter tasdik edilip, kullanılamaz. Birimlerce tutulacak yardımcı demirbaş esas defterlerinde de aynı işlem yapılarak birim amirlerince tasdik edilerek kullanılır.
Demirbaş ve tüketim malzemelerinin defterlere kayıt işlemleri
Madde 22 - Demirbaş ve tüketim malzemelerinin ilgili defterlerine kayıt işlemleri aşağıda belirtildiği şekilde yapılır.
a) Defterlere kayıtlar mürekkepli kalemle yapılır.
b) Defterlerde silinti, kazıntı, yazı sırası ve sayfa atlaması yapılamaz.
c) Yanlış kayıt ve yazılar daksil gibi kapatıcı ve örtücü maddeler ile kapatılmaz üzeri okunacak şekilde çizilerek doğrusu yazılır.
d) Sayfa toplamları yıl sonuna kadar kurşun kalemle yürütülür, yıl sonu sayımları yapılıp mutabakat sağlanınca mürekkepli kalem ile yazılarak kapatılır.
Demirbaş ve tüketim malzemelerinin defterlere kayıt şekli
Madde 23 - Satın alınan veya satınalma dışı yollardan elde edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin ayniyat tesellüm işlemleri veya daha önce stoklanmış olup da stoklardan dağıtımı yapılan demirbaş ve tüketim malzemelerinin ambar çıkışı yapıldıktan sonra aşağıda belirtilen şekilde defterlere kaydı yapılır.
a) Ayniyat Yevmiye Defteri: Ayniyat Yevmiye Defteri (Ek-12) deki örneğe uygun olup, giren ve çıkan olmak üzere iki bölüm ve asıl ve suret sayfalardan oluşan bir defterdir. Bu defterin giren bölümüne ayniyat girişi yapılır. Birim veya şubelerin ihtiyacı için ambardan çıkışı yapılan veya doğrudan kullanıma verilen demirbaş ve tüketim malzemeleri malzeme isteği formu ile çıkan bölümüne sıra ile kaydedilerek çıkışı yapılır. İlk kayıt bu defterde başlar ve bir yevmiye numarası verilir. Demirbaş ve tüketim malzemeleri bu defterde sınıflandırmaya ve ayrıma tabi tutulmadan her gün işlenerek işlem görür.
b) Ambar Esas Defteri: Stoklanarak daha sonra ihtiyaç halinde dağıtılması düşünülen demirbaş ve tüketim malzemelerinin yevmiye defterine kaydı yapıldıktan sonra tüketim malzemelerinin (Ek-11) deki örneğe uygun olan ambar esas defterine malzeme bazında sınıflandırılarak giren bölümüne giriş kayıtları, zaman içerisinde yapılan dağıtımlar sonucu çıkan bölümüne çıkış kayıtları yapılarak stok durumları izlenir. Demirbaş malzemeler ise yevmiye kaydından sonra doğrudan bu Yönetmeliğin 8 inci maddesinde belirtildiği şekilde demirbaş esas defterine kaydedilir.
c) Ayniyat Esas Defteri: Satınalınan veya satınalma dışı yollardan elde edilen ve stoklanmadan doğrudan ilgili birim, federasyon ve şubelerin ihtiyacı için tahsis edilen tüketim malzemeleri ise ayniyat yevmiye defterine işlendikten sonra (Ek-9) daki örneğe uygun ayniyat esas defterine malzeme bazında sınıflandırılarak giren bölümüne girişleri, çıkan bölümüne de çıkışları işlenerek kaydedilir. Bu deftere ambar stoklarına alınan malzemeler kaydedilmez.
d) Demirbaş Esas Defteri: Satınalınan veya satınalma dışı yollardan elde edilen demirbaş malzemeler bu Yönetmeliğin 8 inci maddesinde belirtildiği şekilde (Ek-1) deki örneğe uygun demirbaş esas defterine kaydedilir. Demirbaş esas defterinde sayfalar malzeme cinsine göre sınıflandırılarak her malzeme ait olduğu sayfaya birim adet olarak kaydedilir. Kaşık, çatal, bıçak gibi bir hizmet biriminin kullanıma mahsus birim adet olarak izlenilmesi gerekli görülmeyen veya münferit ayrıma tabi tutulması zor olan demirbaş malzemeler toplam adet olarak kaydedilir. Spor için özel ve uzun süre kullanımı gerektiren demirbaş türündeki malzemelerin kayıtları da bu şekilde yapılır.
e) Yardımcı Demirbaş Esas Defteri: Bu defter, merkez teşkilatında birim ve federasyonlar tarafından her birimin kendisine ait demirbaş malzemelerin izlenmesi ve takibi amacıyla (Ek-13) deki örneğe uygun olarak ve malzeme cinsine göre sınıflandırılmış olarak tutulur. Taşra teşkilatında ise, ilçe müdürlüğüne ait demirbaş malzemelerinin izlenmesi ve takibi amacıyla ilçe müdürlüğünce tutulur.
Bu deftere kayıt işlemleri bu Yönetmeliğin 8 inci maddesinde belirtildiği şekilde yürütülür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM : Ayniyat Tesellümü, Ayniyat Kesin Hesabı, Sarf ve Dağıtım İşlemleri İle Görevliler, Yetki ve Sorumlulukları
Ayniyat tesellüm makbuzu düzenlenmesi
Madde 24 - İdarenin hizmet ve faaliyetlerinin sürdürülmesi için ihtiyaç duyulan, satınalınan, ithal edilen veya satınalma dışı yollardan elde edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinden satınalınanlar için satınalma ve muayene kabul işlemleri, satınalma dışı yollardan elde edilenler için hibe işlemleri tamamlandıktan sonra görevli ayniyat memurları tarafından fiziki olarak görülüp sayılarak örneği (Ek-14) te yer alan üç nüsha ayniyat tesellüm makbuzu düzenlenir. Ayniyat tesellüm makbuzunun aslı nakit veya mahsup evrakına eklenir, diğer nüshası dip koçanında bırakılır bir nüshası da ayniyat kesin hesabı ile Sayıştay Başkanlığına gönderilir. Taşra teşkilatında ise gerekli teftiş ve denetimlerde incelenmek üzere kendi arşivlerinde muhafaza edilir.
Belirli tarihler arasında yapılması planlanan müsabaka, kamp, kurs, seminer veya diğer faaliyetler sebebiyle satın alınmasına gerekçe gösterilen demirbaş ve tüketim malzemeleri onay belgesinde belirtilen faaliyetin başlama tarihinden sonra satın alınamaz ve bunlar için ayniyat tesellüm makbuzu düzenlenemez. Ancak çeşitli sebeplerden dolayı işlemlerin tamamlanmasında bir gecikme var ise bu hususta ita amirinden alınacak gecikme nedenini belirten bir onay ile sadece ayniyat tesellüm işlemi yapılabilir. Belirli bir tarihi ihtiva etmeyen işlemlerde ise demirbaş ve tüketim malzemelerinin fatura tarihleri veya kesin muayene kabul tarihleri dikkate alınarak ayniyat tesellüm makbuzu düzenlenir.
Ayniyat tesellüm makbuzu düzenlenecek demirbaş ve tüketim malzemeleri için gereken belgeler aşağıda belirtilmiştir.
a) Satınalınan veya ithal edilen demirbaş ve tüketim malzemeleri: Satın alınmasına ait ita amiri onayı, idari ve teknik şartnamesi, ihale komisyonu kararı, merkezde Bütçe Daire Başkanı veya nakit saymanınca, taşrada muhasebeden sorumlu şube müdürü tarafından tasdik edilmiş fatura sureti, muayene ve kabul tutanağı, varsa sözleşme ve ilanların suretleri, ithal edilen malzemeler için gümrük giriş beyannamesi, ilgili bankadan alınan hesap özeti ve masraf dekontları, nakliye, ardiye, hammaliye ve sigorta giderlerine ait belgelerin tasdikli suretleri eklenir.
b) Satınalma dışı yollardan elde edilen demirbaş ve tüketim malzemeleri: Hibe veya bağış yoluyla gelen malzemeler için hibe edildiğine dair belge veya varsa hibe sözleşmesi, hibe veya bağışın kabul edildiğine dair ita amiri onayı veya varsa faturası, kıymeti belli olmayanlar için bu Yönetmeliğin 16 ncı maddesine göre tespit edilmiş fiyat tespit tutanağının tasdikli suretleri eklenir.
c) Merkez dışında satın alınan demirbaş ve tüketim malzemelerinin, dağıtılması veya sarf edilmesi halinde bu malzemeler: Gençlik ve spor faaliyetleri nedeniyle merkez dışında düzenlenen kamp, kurs, seminer, yarışma, organizasyon ve faaliyetler veya merkez dışındaki bir hizmetin ifası için ihtiyaç duyulan her türlü malzemelerin satınalınması veya ithal edilmesi halinde (a) bendinde, satınalma dışı yollardan elde edilmesi halinde (b) bendinde belirtilen belgeler tamamlandıktan sonra özelliği nedeniyle dağıtımı veya sarfının merkez dışında yapılması gerekli olan bu malzemelerin hizmetin ait olduğu birim tarafından dağıtım ve sarf belgesi anında düzenlenerek faaliyetin bitiminden itibaren en geç 10 gün içerisinde ayniyat işlemleri ile ilgili birime intikal ettirilerek ayniyat tesellüm makbuzu düzenlenir.
Ayniyat tesellüm makbuzu gerektirmeyen işlemler
Madde 25 - İdarenin ihtiyacı için yaptırılması gerekli görülen aşağıdaki işlemler için ayniyat tesellüm makbuzu düzenlenmez:
a) Belirli bir hizmetin ifasına ait keşif, çizim, bakım, yapım, onarım, montaj ve tadilat gibi işler.
b) Telif, tercüme, sigorta, taşıma, nakliye, hammaliye, ardiye, etüd, proje ve müşavirlik işleri.
c) Satınalındığı andan itibaren tüketimi yapılan elektrik, su, benzin, havagazı, motorin, doğalgaz, akaryakıt, kum, çakıl, toprak ve benzeri maddelerin alım işlemleri.
Ayniyat kesin hesabı
Madde 26 - Ayniyat kesin hesabı;
a) Cinsi itibarıyla, bir önceki yıldan cari yıla aktarılmış ayniyatı,
b) Cari yıl içerisinde alınan ayniyatı,
c) Cari yıl içerisinde sarf edilen ayniyatı,
d) Mali yıl sonu itibarıyla mevcudu gösteren cetvelleri kapsar.
Ayniyat kesin hesabını oluşturan cetveller ve bu cetvellerin tanzimi
Madde 27 - 26 ncı maddede belirtilen ayniyat kesin hesabı aşağıdaki cetvellerin düzenlenmesi ile çıkarılır;
a) Demirbaş Malzemelere Ait İcmal Cetveli (Ek-15),
b) Tüketim Malzemelerine Ait İcmal Cetveli (Ek-16),
c) Her Mali Yıl Sonu İtibarıyla Yapılacak Sayım Tutanağına Bağlanması Gereken Cetvel (Ek-17),
Bu cetvellerden oluşan ayniyat kesin hesabı mali yıl sonunda, yıl sonu sayımları yapılıp neticelendirildikten sonra kayıtlara uygun olarak, taşra teşkilatında, ayniyat memurluğu tarafından çıkartılır ve tasdikli birer nüshaları en geç Mayıs ayı sonuna kadar bilgi için Genel Müdürlük Spor Kuruluşları Dairesi Başkanlığına gönderilir.
Genel Müdürlük merkez teşkilatının ayniyat kesin hesabı, hesap devresi dönemi itibarıyla ayniyat saymanlığı tarafından çıkarılır ve Sayıştay Başkanlığına gönderilir.
Sarf ve dağıtım işlemleri
Madde 28 - İdarenin ihtiyacı için satınalınan veya satınalma dışı yollardan elde edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin stoklanması halinde ambardan veya doğrudan kullanıma verilenlerin malzeme isteği formu ile çıkışı yapıldıktan sonra sarf ve dağıtım belgeleri gönderilmek üzere, her aya ait yapılan çıkış işlemlerinin bir nüshası talep edilen ayın ilk haftası içerisinde ilgili birim ve şubelere gönderilir. İlgili birim ve şubeler çıkış işlemlerinin yapıldığı ayı takip eden ay sonuna kadar mal sorumluları tarafından sarf ve dağıtım belgelerini eksiksiz olarak düzenleyerek iki nüsha halinde, merkezde İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına, taşrada ambar ve ayniyat işlerinden sorumlu şube müdürlüğüne gönderir.
a) Sarf Belgesi Düzenlenecek Malzemeler: Hizmetin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan ve kullanım sonucu tüketilen, her türlü tüketim ve kullanıma mahsus malzemeler kırtasiye, hediyelik eşya, temizlik, boya, badana, elektrik ve telefon malzemeleri, yedek parça ve benzeri malzemelerin tüketildiğini ve sarf edildiğini belgelemek için örneği (Ek - 18) de yer alan sarf belgesi düzenlenir.
b) Dağıtım Belgesi Düzenlenecek Malzemeler: Tören ve spor kıyafeti, spor malzemesi ve benzeri tüketim malzemeleri sınıfına girmekle birlikte bir şahsın kullanımına mahsus malzemelerin dağıtılarak kullanıldığını belgelemek için bir örneği (Ek-19) da yer alan dağıtım belgesi düzenlenir.
c) Demirbaş malzemelerin kullanan kişiye teslim edildiğini belgelemek için bir örneği (Ek-20) de yer alan demirbaş malzeme teslim tutanağı düzenlenir.
d) Merkez teşkilatı tarafından il müdürlüklerine, il müdürlüklerinden merkez teşkilatına veya il müdürlükleri arasında tahsis edilebilecek demirbaş ve tüketim malzemeleri için sarf belgesi veya dağıtım belgesi düzenlenmeyerek tahsis edilen yerden alınacak ayniyat ve tesellüm makbuzları merkezde İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına, taşrada ambar ve ayniyat işlerinden sorumlu şube müdürlüğüne gönderilir.
e) Herkes İçin Spor Federasyonu Başkanlığı tarafından halka açık olarak düzenlenen spor organizasyon, faaliyet ve yarışmalarında şahsın kullanımına mahsus olarak verilmesi düşünülen spor kıyafeti, spor malzemesi gibi malzemelerin, katılımcıların tamamının imzası alınmak suretiyle dağıtımının mümkün olmaması halinde sadece bu Federasyona mahsus olmak üzere bu malzemelerin dağıtım işlemi ita amirinden onay almak kaydı ile (a) bendinde belirtilen sarf belgesi düzenlenerek sarf edildiği belgelendirilir.
f) Spor Faaliyetleri Dairesi Başkanlığı tarafından görevleri gereği amatör spor kulüplerine ve okullara yapılan malzeme yardımlarında; okullara teslim edilen malzeme karşılığı ayniyat tesellüm makbuzu alınarak dağıtımı yapılır. Kulüplere yapılan malzeme yardımında malzeme verilecek kulüp adına düzenlenmiş teslim tutanağı ile (a) bendinde belirtilen sarf belgesi düzenlenerek sarf edildiği belgelendirilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM : Çeşitli ve Son Hükümler
Görevliler, yetki ve sorumlulukları
Madde 29 - Bu Yönetmelikte geçen ita amiri, ayniyat saymanı, ayniyat memuru, ambar memuru ve mal sorumlusunun kimler olduğu, görevleri yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
a) İta amiri: Merkez teşkilatında Genel Müdür, il teşkilatında vali veya yardımcısı, ilçe teşkilatında ise kaymakam veya vekilidir.
b) Ayniyat saymanı: Genel Müdürlüğe ait her türlü demirbaş ve tüketim malzemelerinin, ambar girişini, muhafazasını ve çıkış kayıtlarını yapan ayrıca, bunların çeşitli sebeplerle terkin, satış ve devirlerine ilişkin kayıtları tutan ve hesabını Sayıştay'a vermekle yükümlü olan kişidir.
c) Ayniyat memuru: Merkez veya taşra teşkilatında kadrolu olsun veya olmasın ayniyat işlemlerini yürütmekle görevlendirilen görevlilerdir.
d) Ambar memuru: Merkez veya taşra teşkilatında kadrolu olsun veya olmasın, merkez veya taşra teşkilatının ihtiyacı için herhangi bir şekilde temin edilerek ambara gelen malzemeleri faturası, sevk irsaliyesi veya geliş belgesine göre sayarak, tartarak veya ölçerek teslim almak ve ambardan talep edilen malzemeleri çıkış belgesine göre sayarak, tartarak veya ölçerek ilgili mal sorumlularına teslim etmekle görevlendirilen görevlilerdir.
e) Mal sorumlusu: Her türlü demirbaş ve tüketim malzemelerini merkez teşkilatı veya taşra teşkilatı ana ambarından teslim alan veya ambara teslim edilmeden doğrudan hizmete sunulacak malzemeleri teslim alan, bunların birim kayıtlarını tutan, sarfını veya dağıtımını takip eden, muhafazasını temin eden birim sorumlularıdır.
Mal sorumlularının bildirilmesi
Madde 30 - İdarenin birim ve şubeleri için ita amiri onayı ile mal sorumlusu belirlenerek merkezde İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına, taşrada ambar ve ayniyat işlerinden sorumlu şube müdürlüğüne yazı ile bildirilir. Çeşitli nedenler ile değişiklik olması halinde aynı şekilde yeni mal sorumlusu belirlenerek bildirilir.
Devir teslim
Madde 31 - Bu Yönetmelik hükümlerine göre görev yapan sorumluların başka görevlere atanmaları veya ayrılmaları halinde devir teslim yapılması zorunludur.
Federasyonlar Fonu veya Türk Sporunu Teşvik Fonundan satın alınacak demirbaş ve tüketim malzemeleri
Madde 32 - Federasyonlar Fonu veya Türk Sporunu Teşvik Fonu bütçesinden veya gelirlerinden satınalınacak demirbaş ve tüketim malzemeleri bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak ilgili fon müdürlüklerince veya fon saymanlarınca gerekli işleme tabi tutulacaktır. Bunların hesapları ilgili mevzuatına göre yetkili makamlara verilir.
Hüküm bulunmayan haller
Madde 33 - Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Ayniyat Talimatnamesi hükümleri uygulanır.
Yönetmelikte geçen defter ve belgelerin ebatları ve bilgisayar ortamında düzenlenmesi
Madde 34 - Bu Yönetmelikte geçen defter ve belgelerin üzerindeki bilgilere sadık kalınmak şartıyla kullanımda kolaylık sağladığı şekilde istenilen ebatta yaptırılarak kullanılır veya yeterli teknik donanımın sağlanması halinde bilgisayar ortamında bilgisayar ile düzenlenebilir.
Yürürlükten kaldırılan mevzuat
Madde 35 - Bu Yönetmeliğin yayımlanmasını müteakip 04/05/1992 tarihli ve 21218 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Ayniyat Yönetmeliği yürürlükten kalkar.
Yürürlük
Madde 36 - Maliye Bakanlığı ile Sayıştay'ın görüşleri alınarak hazırlanan bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 37 - Bu Yönetmelik hükümlerini Gençlik ve Spor Genel Müdürü yürütür.
Geçici Maddeler
Geçici Madde 1 - Halen idarenin birimlerinde, şubelerinde ve depolarında bulunan mevcut demirbaş ve tüketim malzemeleri, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, sayılarak kayıt işlemleri bu Yönetmelik hükümlerine göre yeniden yapılır.
1 NOLU LİSTE
DEMİRBAŞ MALZEMELER
1. Bayraklar
2. Sağlık Malzemeleri
3. Mutfaklarda Kullanılan Bilumum Eşyalar
4. Bilumum Ölçü ve Tartı Aletleri
5. Her Nevi Musiki Aletleri (Radyo, Gramafon, Teyp, Video, Televizyon ve Ses Alıp Veren Cihazlar)
6. Bilumum Nakil Vasıtaları
7. Atlar ve Koşum Takımları
8. Fotoğraf, Sinema ve Slayt Makinaları
9. İnşaat Tamirat ve Harfiyat Makinaları
10. Bilumum Klima Cihazları
11. Bilgisayar ve Compüter Makinaları
12. Fotokopi ve Teksir makinaları
13. Marangozluk, Su Tesisatçılığı, Demircilik vb. Mesleklere Ait Sanat Aletleri
14. Yangın Söndürme Alet ve Vasıtaları
15. Matbaa ve Ofset Makinaları
16. Bilumum Mühendislik ve Mimarlık Alet ve Edavatı
17. Her Nevi Çadır ve Teferruatı
18. Telefon Makinaları, Fax Cihazları
19. Stilo Kalemler
20. Vantilatörler
21. Portatif Lambalar
22. Hesap Makinaları
23. Daktilo Makinaları
24. Halı, Seccade, Yol Keçe ve Halıları
25. Buzdolapları ve Su Soğutucuları
26. Para Kasaları
27. Masalar
28. Etajerler
29. Sehpalar
30. Koltukları
31. Ahşap ve Çelik Dolaplar
32. Rapido ve Pergel Takımları
33. Vitrinler ve Kütüphaneler
34. Avizeler
35. Ozalit Makinaları
36. Resmi Mühürler
37. Madeni Numaratörler
38. Portmanto ve Askılıklar
39. Isıtma Cihazları ve Sobalar
40. Kalem Açma Makinaları
41. Makaslar
42. Muhabere Cihazları
43. Sümen Takımları
44. Tel Raptiye Makinaları
45. Zımba Makinaları
46. Sandalyeler
47. Toplantı Masaları
48. Bekçi Kontrol Saatleri ve Duvar Saatleri
49. Elektrik Süpürgeleri
50. Çamaşır Makinaları
51. Portatif Merdivenler
52. Termosifonlar
53. Regülatörler, Şarj Cihazları ve Kesintisiz Güç Kaynakları
54. Santral Makinaları
55. Şofben
56. Yatak ve Battaniyeler
57. Dikiş Makinaları
58. Kameralar
59. Bilgisayar Yazıcıları
60. Para Sayma Makinaları
61. Ansiklopediler ve Kitaplar
62. Kanun Külliyatları
63. Haritalar
64. Tablolar
65. Bilumum Spor Yapılan Minderler
66. Eğitim ve Yarışma Tekneleri (Kürek, Yelken ve Kano)
67. Eğitim ve Yarış Bisikletleri
68. Yarışma Atları
69. Buz Kazması
70. Deniz Motorları
71. Dağ Ayakkabıları
72. Dambıl
73. Dürbün
74. Skorbort Cihazları
75. Kayak Pist Aracı
76. Muhtelif Eskrim Kılıçları
77. Kayak Takımları
78. Maskeler
79. Masa Tenisi Masaları
80. Okçuluk Yayları
81. Atıcılık Avcılık Tüfekleri
82. Atıcılık Tabancaları
83. Otomatik Hedef Makinası
84. Plak Fırlatma Makinaları
85. Halter Takımı
86. Sikke
87. Su Topu Kalesi
88. Şamandıralar
89. Voleybol Direkleri
90. Yatlar
91. Çim Traktörleri
92. Kök Havalandırma Cihazları
93. Vertikat Makinaları
94. Çim Silindirleri
95. Masaj Makinaları
96. Kronometreler ve Zaman Saatleri
Bu listede yer almayan ve bilahare imal edilmesi mümkün demirbaş malzeme türleri.
2 NOLU LİSTE
TÜKETİM MALZEMELERİ
1. Yatak Takımları
2. El ve Yüz Havluları
3. Peçeteler ve Sofra Örtüleri
4. Hizmetli Elbiseleri, Şapkaları, Kasketleri, Ayakkabıları ve Çorapları
5. İş Elbiseleri
6. Koltuk, Kanepe ve Televizyon Örtüleri
7. Ambalaj İpleri
8. Asetat Kağıtları
9. Aydınger Kağıtları
10. Baskı Kağıtları
11. Muhtelif Kartonları
12. Defter ve Bloknotlar
13. Dosyalar
14. Etiketler
15. Fotokopi Kağıtları
16. Hesap Makinesi Kağıtları ve Ruloları
17. Telex Bobinleri
18. İmza Kartonu
19. Karbon Kağıtları
20. Milimetrik Kağıtlar
21. Mukavvalar
22. Mumlu Kağıt
23. Plan-Kopya (Ozalit Kağıtları)
24. Zarflar
25. Cetveller
26. Mürekkepler
27. Istampalar
28. Ataç ve Toplu İğneler
29. Kalemler
30. Yapıştırıcılar
31. Lastik Silgiler
32. Makine Şeritleri
33. Makine Yağları
34. Mumlu Kağıt Düzeltme İlacı ve Daksiller
35. Mühür Mumları
36. Selefon ve İzolabantlar
37. Tarih Damgaları
38. Tebeşirler
39. Temizlik Malzemeleri
40. Ampuller
41. Muhtelif Basılı Kağıtlar
42. Ambalaj İpleri
43. Klasörler
44. Plastik Dosyalar
45. Mumlu Kağıt İmza Kalemleri
46. Zarf açacakları
47. Raptiye Makinesi Telleri
48. Standart Formlar
SPOR İÇİN ÖZEL TÜKETİM MALZEMELERİ
49. Takım Elbise, Tören Kıyafetleri ve Aksesuarları
50. Binici Kıyafetleri
51. Seramoni-Antrenman Eşofmanları
52. Spor Ayakkabıları ve Kramponlar
53. Malzeme Çantaları
54. Çizme, Bot ve Binici Ayakkabıları
55. Rüzgarlık, Anorak ve Yağmurluklar
56. Eldivenler
57. Bilumum Kazaklar
58. Forma ve Ter Fanilaları
59. Şort ve Mayolar
60. Koki, Suspansuar ve Bandajlar
61. Judogi, Karategi ve Taekwon-do Elbisesi
62. Vücut Koruyucular, Dizlikler ve Ellikler
63. Bileklikler ve Atlama İpleri
64. Yem, Ot, Yulaf, Sap ve Arpa (Atlar İçin)
65. Rozet ve Anahtarlıklar
66. Takdim Bayrağı ve Hatıra Bayrağı
67. Kupa, Şilt, Plaket ve Madalyalar
68. Başarı Belgesi, Diploma ve Bröveler
69. Kokartlar
70. Toplar
71. Koruyucu İlaçlar
72. Eğitim Kasetleri (Video ve Teyp İçin)
Bu Listede Yer Almayan ve Spor İçin Kullanılması Gerekli ve Vazgeçilmez Diğer Tüketim Malzemeleri
No: Ekler için İlgili Resmi Gazeteye bakınız.
|