Resmi Gazete Tarihi: 24/08/2001

  Resmi Gazete Sayısı: 24503

  BİRİNCİ BÖLÜM : Amaç, Kapsam ve Tanımlar

  Madde 1 - Bu Yönetmeliğin amacı, Dışişleri Bakanlığı arşivlerinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasına, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine ve milli menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerine, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

  Kapsam

  Madde 2 - Bu Yönetmelik, Dışişleri Bakanlığı merkez, yurtiçi ve yurtdışı teşkilatını kapsar.

  Tanımlar

  Madde 3 - Bu Yönetmelikte geçen;

  a) Arşiv Malzemesi: Dışişleri Bakanlığı merkez ve yurtdışı teşkilatı birimlerinin işlemleri sonucunda teşekkül ederek, kesin sonuca bağlanmış, tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatma ve tesbite yarayan, Türkiye Cumhuriyetinin ulusal ve uluslararası alanda her türlü hak ve menfaatini belgeleyen, ayrıca, ait olduğu devrin ahlak, örf, adet veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak; defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, disk (CD) ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

  b) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden güncelliğini kaybetmeyenlerle, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası andlaşmalar ve benzeri belgeleri,

  c) Birim Arşivi: Dışişleri Bakanlığı Genel Müdürlük, Müstakil Daire Başkanlıkları, yurtiçi büroları ile yurtdışı temsilciliklerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

  d) Bakanlık Merkez Arşivi: Dışişleri Bakanlığı merkez teşkilatı içinde yer alan, arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı; arşiv malzemesinin ise arşivcilik metodlarına uygun olarak değerlendirilip, Bakanlık birimlerinin ve araştırmacıların hizmetine sunulduğu Merkez Arşivini,

  e) Bakanlık: Dışişleri Bakanlığını, ifade eder.

  İKİNCİ BÖLÜM : Sorumluluk ve Arşiv Hizmetlerinde Görevlendirilecek Personel

  Madde 4 - Bakanlık arşiv hizmet ve faaliyetleri, Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülür.

  Arşiv Hizmetlerinde Görevlendirilecek Personel

  Madde 5 - Bakanlığın arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi, geliştirilmesi, modern arşiv sistemlerinin takibi ve uygulanması, üniversitelerin arşivcilik, kütüphanecilik veya dokümantasyon bölümlerinden mezun olanlar ile en az 4 yıllık üniversite eğitimi görmüş, arşiv hizmetleri konusunda yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlarca sağlanır.

  Bu amaçla, Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanlığı emrinde yeterli sayıda personel istihdam edilir.

  ÜÇÜNCÜ BÖLÜM : Bakanlık Merkez ve Birim Arşivlerinin Kurulması, Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması ve Yararlanma

  Madde 6 - Bakanlık birimleri, henüz Bakanlık Merkez Arşivi'ne devretmeyip ellerinde bulundurdukları arşivlik malzemeyi; Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanlığı ise, Bakanlık Merkez Arşivi'ne intikal eden arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

  Bakanlık, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

  a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

  b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

  c) Arşivin her bölümünde, uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,

  d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

  e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

  f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

  g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (Kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludur.

  Bakanlık Merkez ve Birim Arşivleri

  Madde 7 - Bakanlık, belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için "Birim Arşivleri", daha uzun bir süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Bakanlık Merkez Arşivi"ni kurar.

  Yararlanma Usul ve Esasları

  Madde 8 - Dışişleri Bakanlığında mevcut araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi 18/09/1989 tarihli ve 20286 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmış olan 23/06/1989 tarihli ve 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile çıkarılan Esaslar ile Bakanlıkça hazırlanacak "Dışişleri Bakanlığı Merkez Arşivinden Yararlanma Yönergesi" usul ve esasları çerçevesinde yerine getirilir.

  DÖRDÜNCÜ BÖLÜM : Merkez ve Birim Arşivi İşlemleri

  Madde 9 - Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir, işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

  Ayırım işlemlerini müteakip, işlemi tamamlanarak, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

  a) Birimi,

  b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

  c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

  d) Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.

  Ancak, istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Bakanlık sicil numarasına ilaveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde buna göre bir yerleştirme yapılır.

  Ayrıca, verilen hizmet itibariyle, özellik arzeden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, birimlerin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde (alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri) hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

  Yukarıda belirtilen işlemler sonucunda hazırlanan klasör ve dosyalar içerisine, dosya veya klasörde yer alan evrakın dökümünü veren bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" konur (EK: 1).

  Uygunluk Kontrolü

  Madde 10 - Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

  a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

  b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

  c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

  d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

  e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

  f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

  g) Defterlerle ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

  h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

  ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,

  i) Dosya veya klasör içerisine konulması gereken "Dosya Muhteviyatı Döküm Formları"nın konulup konulmadığına bakılır, eksiklikler varsa tamamlanır.

  Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

  Malzemenin Birim Arşivine Devri

  Madde 11 - İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde Birim arşivine devredilir.

  Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tesbitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

  Malzemenin bu şekilde tespit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi, birimlerin münhasıran amirlerine aittir.

  Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzemenin, birim arşivine devri uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.

  Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

  Madde 12 - Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzeri ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Bunlardan ihtiyaç duyulmayanlar, listesi ile birlikte Merkez Arşivi Dokümantasyon Şubesine devredilir.

  Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

  Madde 13 - Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Bakanlık Merkez Arşivine aynı düzende teslim edilir.

  Yurtdışı birim arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra arşivdeki malzeme işlem gördüğü teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenlenerek muhafaza edilir.

  Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi

  Madde 14 - Arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde saklanma süresi azami 5 yıldır. Bu sürenin uzatılması veya kısaltılması birimlerin ihtiyaçları göz önüne alınmak suretiyle Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanlığı tarafından tespit edilir.

  Yurtdışı birim arşivlerinde arşivlik malzemenin saklanma süresi 10 yıldır.

  Birim Arşivinden Yararlanma

  Madde 15 - Birimler gerektiğinde görülmek ve incelenmek üzere, birim arşivinden evrak veya dosya alabilir.

  Diğer birimlerin birim arşivlerinden yararlanma talebi ise, ilgili birim amirinin müsaadesine tabi olup, dosya veya evrak arşiv dışına çıkarılmamak kaydı ile incelenebilir veya usulüne uygun örnekler verilebilir.

  Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

  Madde 16 - Ayıklama ve imha işlemleri birim arşivlerinde yapılmaz.

  Ancak, yurtdışı teşkilatlarında ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 20 nci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.

  Bakanlık Merkez Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

  Madde 17 - Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, "Bakanlık Merkez Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır.

  Bakanlık Merkez Arşivine Devretme

  Madde 18 - Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defteri, föyler ve devredilecek malzemeye ait "Dosya Muhteviyatı Döküm Formları"nı ihtiva eden bir yazı ile her yılın Ocak ayı içerisinde Bakanlık Merkez Arşivi'ne devredilir.

  Yurtdışı teşkilatlarında, saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi 46 ncı madde hükmü çerçevesinde Bakanlık Merkez Arşivi'ne devredilir.

  Bakanlık Merkez Arşivinde Uygunluk Kontrolü

  Madde 19 - Bakanlık Merkez Arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 10 uncu maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

  Bakanlık Merkez Arşivinde Ayıklama ve İmha

  Madde 20 - Bakanlık Merkez Arşivi'nde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri bu Yönetmeliğin altıncı ve yedinci bölümlerindeki hükümlere göre yapılır.

  Bakanlık Merkez Arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, Merkez Arşivi'ndeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

  Damgalama

  Madde 21 - Ayıklama ve imha işlemlerini müteakip, Bakanlık Merkez Arşivine devredilen malzeme siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "Dışişleri Bakanlığı Merkez Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakın ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

  Malzemelerin Bakanlık Merkez Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

  Madde 22 - Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeniyle bırakmaktır.

  Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tesbit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

  Tasnif işlemleri şu sırayı takip eder:

  a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

  b) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleri ile birlikte bir araya getirilir.

  Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

  Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

  c) Daha sonra, birimleri tesbit edilmiş olan evrak ve vesaik kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken aşağıdaki hususlar gözönüne alınır:

  i) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

  ii) Üzerinde yalnızca ait olduğu ay yazılı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın sonuna, toplu olarak konulur.

  iii) Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler, Miladi tarihe çevrilerek alınır.

  iv) Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, "ay" olarak üç parçaya bölünerek, "Evail" önceki "Evasıt" ortadaki ve "Evahir" sonraki tabirleriyle kullanıldığından; "Evail" yazılı olanlar ait oldukları ayın onuncu gününden sonraya, "Evasıt" yazılı olanlar ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya; "Evahir" yazılı olanlar ise ait oldukları ayın son gününden sonraya konulur.

  Üzerinde gün ve ay olmayıp sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.

  v) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı köşeli parantez içerisinde gösterilir.

  d) Ayırma neticesinde, evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle "Arşiv Yer damgası" (EK-2) basılır.

  Damganın;

  "Birim" bölümüne, birimler için kullanılan rumuz,

  "Alt birimi" bölümüne, alt birim için kullanılan kod,

  "Kutu numarası" bölümüne, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara,

  "Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara,

  "Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraka verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

  Arşiv Yer Damgası kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit tükenmez veya mürekkepli kalem kullanılmaz.

  e) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-3), "Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı" kaydedilir.

  Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerine, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık sağlamak üzere kaydedilir.

  f) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.

  g) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün mahiyeti hakkında özet çıkarılıp fişlenir.

  h) Bütün bu işlemler daha sonra kataloglara geçirilir.

  ı) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde arşiv malzemesini uygun şartlarda korumak maksadıyla asit derecesi düşük, dayanıklı, mikroorganizmaların üremesine sebep olacak maddeleri ihtiva etmeyen ve nem çekmeyen "prespan" malzemeden üretilmiş kutulara konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

  Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

  Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

  Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

  Bu tasnif sistemi yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için sözkonusudur. Değişik tür ve çeşitlerdeki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, disk ve bu gibi) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

  Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması

  Madde 23 - Bakanlık Merkez Arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

  Malzemenin Mikrofilm/Elektronik Ortama Aktarılması

  Madde 24 - Arşiv malzemesini tek nüsha olma özelliğinden kurtarmak, kullanımını kolaylaştırmak ve yıpranmasını önlemek amacıyla, tasnifi tamamlanan malzeme mevcut teknolojiler kullanılmak suretiyle mikrofilm ve elektronik ortama aktarılır.

  Yurtdışı Temsilciliklerine ait malzemeden tasnifi tamamlanarak, elektronik ortama aktarılanlara ait bir örnek, gerektiğinde yararlanılmak ve güvenlikli odada (strong-room) muhafaza edilmek üzere ilgili dış temsilciliğe gönderilir.

  Bakanlık bu hususun yerine getirilmesi için Bakanlık Merkez Arşivi emrine gereken teknik teçhizatı sağlar.

  Birimlerin Bakanlık Merkez Arşivinden Yararlanması

  Madde 25 - Bakanlık Merkez Arşivinin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle arşivden dışarıya çıkarılamaz.

  Birimler, bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, Bakanlık Merkez Arşivinde inceleme yapabilir veya usulüne uygun örnekler alabilir.

  Birimlerin, Bakanlık Merkez Arşivinden yararlanması, ilgili birim amirinin yazılı talebi (EK-4) ve Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanının onayı ile yapılır.

  BEŞİNCİ BÖLÜM : Arşiv Malzemesinin Gizliliği ve Gizliliğinin Kaldırılması İşlemleri

  Madde 26 - Birimlerin elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş olup halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, Bakanlık Merkez Arşivi'ne geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması Bakanlık Merkez Arşivi'nde kurulacak bir "Gizliliği Kaldırma Komisyonu" vasıtasıyla yapılır. Ancak, evrakı üreten dairenin gizliliğin kaldırılması yolundaki görüşü esastır.

  Gizliliği Kaldırma Komisyonun Teşkili

  Madde 27 - Gizliliği kaldırılacak arşiv malzemesi için Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanı veya yardımcısının başkanlığında, evrakın ait olduğu birimden, konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki kişi ile tercihen o konularda görev veya çalışma yapmış bir veya iki müşavir Büyükelçiden teşekkül etmiş dört veya beş kişilik bir "Gizliliği Kaldırma Komisyonu" kurulur.

  Gizliliği Kaldırma Komisyonunun Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Esasları

  Madde 28 - Gizlilik kaydı taşıyan arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılma işlemi "Gizliliği Kaldırma Komisyonu"nun nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 30 uncu madde hükmü saklıdır.

  Gizliliği Kaldırma Komisyonu, lüzum görülen hallerde veya tasnif işlemleri tamamlanarak araştırmaya açılma aşamasına gelmiş arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılıp kaldırılmayacağına karar vermek üzere çalışmaya başlar.

  Komisyon Kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonun oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda komisyon başkanın oy verdiği tarafın kararı esas alınır.

  Gizliliği Kaldırılan Arşiv Malzemesinin Listelerinin Düzenlenmesi

  Madde 29 - Gizliliği kaldırılan malzeme için teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya numarası esas alınmak üzere iki nüsha olarak liste hazırlanır. Listeler, komisyon başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

  Gizliliği kaldırılan arşiv malzemesinin üzerine "........ tarih ve ...... sayılı Gizlilik Komisyon Kararı ile Gizliliği Kaldırılmıştır" damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.

  Gizliliği Kaldırılan Arşiv Malzemesinin Listelerinin Kesinlik Kazanması

  Madde 30 - Hazırlanan listeler Bakan veya görevlendireceği üst düzey amirin onayı ile kesinlik kazanır.

  Gizliliği Kaldırılan Arşiv Malzemesinin Listelerinin Saklanması

  Madde 31 - İkişer nüsha olarak hazırlanan listeler, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, dikkate alınarak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi Bakanlık Merkez Arşivinde muhafaza edilir.

  ALTINCI BÖLÜM : Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları

  Madde 32 - Bakanlık merkez birimlerine ait, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Bakanlık Merkez Arşivi'nde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

  İmha Edilecek Malzemenin Tespit Ölçüsü

  Madde 33 - Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olmuş bulunanlar, 34 üncü maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı veya malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulmazlar.

  İmha Edilecek Malzeme

  Madde 34 - İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir:

  a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,

  b) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler ve kopyalar,

  c) Resmi veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç),

  d) Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbarname mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

  e) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),

  f) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

  g) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

  h) Asıl nüshası ilgili birimde saklanmak üzere, diğer ünite ve birimlere bilgi amacıyla gönderilen her çeşit yazı, rapor, genelge, telgraf vb.,

  ı) Yurtdışı kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

  i) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmalar,

  j)Yanlış havale ve sevk sebebiyle ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

  k) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

  l) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,

  m) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

  n) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

  o) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

  ö) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar,

  p) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

  r) Vatandaşlardan gelen istek, teklif , teşekkür yazıları ve cevapları,

  s) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

  ş) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

  t) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup değersiz oldukları takdir edilenler ile, yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına Bakanlık bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonu"nca karar verilir.

  Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

  Madde 35 - Bakanlık Merkez Arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanının veya Bakanlık Merkez Arşiv yetkilisinin başkanlığında, Bakanlık Merkez Arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitelerin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi (biri meslek memuru) iki temsilciden teşkil oluşacak 5 kişilik "Bakanlık Merkez Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Kütüphane ve Dokümantasyon hizmetleri sorumlusu veya sorumluları da bu komisyona tabii üye olarak katılır.

  Yurtdışı Teşkilatı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için misyon şefinin başkanlığında 1 meslek memuru ve misyon arşiv ve evrak sorumlusu idari memurlardan teşkil olunacak 4 veya 5 kişilik "Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde bu komisyon en az üç kişiden teşkil olunur.

  Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

  Madde 36 - Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 40 ıncı madde hükümleri saklıdır.

  Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

  Madde 37 - Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.

  Komisyonlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

  Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda, komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır.

  YEDİNCİ BÖLÜM : İmha İşlemleri

  Madde 38 - Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

  İmha Listesinin Düzenlenmesi

  Madde 39 - İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

  İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

  Madde 40 - Hazırlanan imha listeleri merkezde Bakan veya görevlendireceği üst düzey amirin; yurtdışı teşkilatlarında ise, misyon şefinin önerisi, Bakan veya görevlendireceği üst düzey amirin onayı ile kesinleşir.

  İmha Şekilleri

  Madde 41 - İmha aşağıdaki esaslara göre yapılır:

  a) İmha edilecek malzeme, özel kağıt kıyma makinalarında okunamayacak şekilde kıyılmak suretiyle imha edilir.

  Kıyılmak suretiyle imha edilen malzeme, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne veya kamu yararına faaliyet gösteren dernek ve vakıflara hibe edilebilir.

  b) Gizli, çok gizli özelliği taşıyan imha edilecek evrak, okunamayacak derecede kıyıldıktan sonra yakılarak yok edilir.

  Bakanlık, bu işlemlerin yerine getirilebilmesi amacıyla Bakanlık Merkez Arşivine gerekli teknik teçhizatı sağlar.

  İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

  Madde 42 - İmha edilecek malzemeden kullanma imkanı bulunan klasör, dosya ve benzeri malzemeler ayrılır.

  İmha Tutanağı

  Madde 43 - İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tesbit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

  İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

  Madde 44 - İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri gözönünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi Bakanlık Merkez Arşivi'nde muhafaza edilir.

  Yurtdışı teşkilatlarınca hazırlanan imha listelerinin onaylı bir örneği Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanlığı'na gönderilir.

  Listeler, denetime hazır vaziyette saklanır.

  SEKİZİNCİ BÖLÜM : Diğer Hükümler

  Madde 45 - Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanlığı, Bakanlık arşiv hizmet ve faaliyetlerinin Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslar dahilinde yürütülmesini denetler ve tespit edilen aksaklıkları bir raporla ilgili üst makamlara arz eder.

  Yurtiçi ve Yurtdışı Teşkilatlarından Arşiv Malzemesinin Nakli

  Madde 46 - Yurtiçi ve yurtdışı teşkilatı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesinin Bakanlık Merkez Arşivine devri, teşkilatların özellikleri ve ihtiyacı göz önüne alınmak suretiyle Bakanlıkça belirlenecek özel talimatlarla saptanır.

  Arşiv malzemesinin Bakanlık Merkez Arşivine devri, gerekli güvenlik önlemleri alınmak suretiyle yapılır. Bu çerçevede özel uçaklarla yapılan resmi ziyaretler ve benzeri vesilelerden istifade edilir.

  Dosya Yönergesi

  Madde 47 - Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanlığı, Bakanlığın gördüğü hizmetler, yaptığı haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlayan dosyalama sistemini kurmak amacıyla "Dışişleri Bakanlığı Dosya Yönergesi"ni hazırlar.

  Yararlanma Yönergesi

  Madde 48 - Arşiv ve Ulaştırma Dairesi Başkanlığı, Dışişleri Bakanlığında mevcut araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, hakiki ve hükmi şahısların yararlanması amacıyla "Dışişleri Bakanlığı Merkez Arşivinden Yararlanma Yönergesi"ni hazırlar.

  DOKUZUNCU BÖLÜM : Son Hükümler

  Madde 49 - Bu Yönetmelik 4009 sayılı Dışişleri Bakanlığının Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanunun 18 inci maddesine göre düzenlenmiştir.

  Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

  Madde 50 - 08/06/1989 tarihli ve 20189 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Dışişleri Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.

  Geçici Madde 1 - Yeni dosyalama sistemi ve dosya yönergeleri ile Bakanlık Merkez Arşivinden Yararlanma Esas ve Usullerini belirleyen yönergeler hazırlanıncaya kadar eski sistemlerin uygulanmasına devam edilir.

  Yürürlük

  Madde 51 - Bu Yönetmelik, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

  Yürütme

  Madde 52 - Bu Yönetmelik hükümlerini Dışişleri Bakanı yürütür.