DEVLET TİYATROLARI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ALIM VE SATIM İŞLEMLERİ İLE HESAP USULLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK
DEVLET TİYATROLARI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ALIM VE SATIM İŞLEMLERİ İLE HESAP USULLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK
Resmi Gazete Tarihi: 14/06/1996
Resmi Gazete Sayısı: 22666
Kültür Bakanlığından:
BİRİNCİ KISIM : Genel Hükümler
BİRİNCİ BÖLÜM : Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç :
Madde 1 - Bu Yönetmeliğin amacı, Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğünün alım, satım ve ihale usulleri ile muhasebe ve ayniyat işlemlerinin usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam :
Madde 2 - Bu Yönetmelik, Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğü ile Tiyatro Müdürlüklerinin işlemlerini kapsar.
Dayanak :
Madde 3 - Bu Yönetmelik, 5441 sayılı Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğü Kuruluşu Hakkındaki Kanunun 14 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar :
Madde 4 - Bu Yönetmelikte geçen,
Bakan : Kültür Bakanı'nı,
Genel Müdür : Devlet Tiyatroları Genel Müdürü'nü,
Genel Müdürlük : Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğü'nü,
Tiyatro Müdürü : Yerleşik Tiyatro Müdürü'nü
Tiyatro Müdürlüğü : Yerleşik Tiyatro Müdürlükleri'ni ifade eder.
İKİNCİ KISIM : Alım, Satım, Saymanlık, Muhasebe, Ayniyat Saymanlığı İşleri, Zamanı İdare Hesabı
BİRİNCİ BÖLÜM : Alım, Satım İşleri
Alım ve Satım İşleri :
Madde 5 - Devlet tiyatrolarının satın alma, satma, yapma, kurma, onarma ve kiralama işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır.
a - Komisyonların Kuruluşu
1) Merkezde
Satınalma Komisyonu; Tahakkuk ve Levazım Şube Müdürünün Başkanlığında Sayman ile Satınalma Şefinden teşekkül eder. Tahakkuk ve Levazım Şube Müdürünün bulunmadığı zamanlarda Komisyon Başkanlığına vekalet edecek kişinin ünvanı Şube Müdürünün altında olamaz.
2) Tiyatro Müdürlüklerinde
Satınalma Komisyonu Tahakkuk ve Levazım Şube Müdürünün Başkanlığında Sayman ile Satınalma Şefinden, Şube Müdürlüğü kadrosu bulunmayan yerlerde Tiyatro Müdür Yardımcısı başkanlığında Sayman ve Satınalma Şefinden oluşur. Ancak Komisyon Başkanının bulunmadığı zamanlarda Başkanlığı yürütecek kişinin ünvanı Şube Müdürünün altında olamaz.
3) Turnelerde
Turne idarecisi Başkanlığında Turne mutemedi ile Turne Başkanının turnede görevli elemanlar arasından seçeceği iki üyeden oluşur ve alınan karar Turne Başkanı tarafından onaylanır.
Uzmanlık isteyen işlerde merkezde Genel Müdürün, Tiyatro Müdürlüklerinde Tiyatro Müdürünün, Turnelerde Turne Başkanının seçeceği bir uzman eleman da komisyonlara katılabilir.
b - Satınalma İşlemleri
1) Merkezde
Sahne faaliyetleri ile ilgili her çeşit satınalma, yapma, kurma, onarma, kiralama ve harcama işleri Sanat Teknik Müdürünün teklifi üzerine İta Amirinin onayı ile, sahne faaliyetleri dışındaki satınalma, satma, yapma, kurma, onarma, kiralama ve harcama işlemleri ise ilgili Daire Başkanlarının teklifi ve İta Amirinin onayı üzerine Satınalma Komisyonunca yapılır.
2) Tiyatro Müdürlüklerinde
Sahne faaliyetleriyle ilgili her çeşit satınalma, yapma, kurma onarma, kiralama ve harcama işleri Teknik Müdür, Teknik Müdür Yardımcısı, Dekoratör veya Sahne Amirinin teklifi üzerine ve Tiyatro Müdürü veya Yardımcısının onayı ile, sahne faaliyetleri dışındaki satınalma, satma, yapma, kurma, onarma, kiralama ve harcama işlemleri ise ilgili Şube Müdürlerinin teklifi üzerine Tiyatro Müdürü veya Yardımcısının onayına istinaden Satınalma Komisyonunca yapılır.
3) Turnelerde
Satınalma, yapma, onarma, kurma, kiralama ve harcama işlemleri Turne Başkanının uygun görmesi halinde Satınalma Komisyonunca yapılır.
4) Tiyatro Müdürlüklerinde 100.000.000.- TL. turnelerde tutarı 20.000.000.- TL dan fazla satınalma, yapma, kurma, onarma ve harcama Genel Müdürlükten önceden yetki alınmadan yaptırılamaz.
c) Beher kalemi 20.000.000.- TL'a kadar 20.000.000.-TL dahil giderler mutemet eliyle yaptırılır.
Giderleri yapan mutemet tarafından gider tarihi, giderse ilişkin faturanın numarası, satanın adı ve soyadı, adresi, giderin cinsi, miktarı ve tutarını gösterir bir liste düzenlenir. Bu liste mutemet tarafından imza edildikten sonra Daire Üstü ve Satınalma Komisyonu tarafından onaylanır.
d - Maddede sayılan işlerden 500.000.000.-TL'a kadar olanlar, 500.000.000.-TL dahil ayrıca miktarlarla sınırlı olmaksızın aşağıda sayılan işler pazarlıkla yapılır.
1) Salon, sahne ile otel ve diğer gayrimenkuller, taşıt araçları ve diğer kiralama işleri,
2) Konusunda tek olduğu yetkili makamdan belge alınmak suretiyle tesbit edilen firma ve kişilerden, kamu kuruluşlarından, Devlet Tiyatroları Vakıf ve kuruluşlarından yapılacak alımlar,
3) Önceden düşünülmesi mümkün olmayan ani ve beklenmeyen olayların ortaya çıkması üzerine acele olarak yapılması gerekip, kapalı veya açık teklif usulünün uygulanmasına yeterli süre bulunmayan işler, diğer ihale usulleri ile temin edilemeyeceği açıkça belli olan işler, bilgisayar bakım ve onarımı her çeşit araç ve gereçlerin yetkili servislerine yaptırılması, periyodik bakım ve onarımları, yedek parça ve lastik alımları.
4) Prodüksiyon, kitap yayın, dekor, kostüm, aksesuar alımları,
5) Genel Müdürlükçe sahnelenen oyunların TRT'ye, televizyonlara, Video Şirketlerine, Devlet Tiyatroları Vakıf ve kuruluşlarına, diğer kamu kuruluşlarına satılması,
6) Genel Müdürlüğün her türlü yayınlarının dağıtım firmaları ve kitapçılara satılması,
7) Salon ve sahnelerin kiralanması, ışık, aksesuar, dekor ve kostümlerin kiralanması veya satılması,
8) Genel Müdürlükçe kitap, dergi ve bilet bastırılması,
Pazarlık suretiyle yapılır.
e - 500.000.000.-TL.'dan yukarı olan işler açık artırma, eksiltme, belli istekliler arasında teklif usulü, emanet usulü veya kapalı zarf usulü ile yapılır. Bu usulden hangisinin uygulanacağını satınalma komisyonu ön kararla tayin eder.
f - Artırma ve eksiltme işlerinde, komisyonun uygun göreceği yerlerde ve müddetlerle gazetelerde ilan edilir. Belli istekliler arasında telif usulü özellikle nitelik bakımından ihale konusu işlerden önem arz edenlerin ihalesi, teknik yeterlilikleri ve güçleri önceden bilinen en az üç istekli arasında ilan yapılmaksızın bu usulle yapılır.
Bu madde hükümlerine göre yapılacak ihalelere katılacak istekliler İhale komisyonunun teklifi ve Genel Müdürün onayı ile kesinleşir. İhaleye iştirak etmeleri kararlaştırılan isteklilere davet mektubu ile ihaleye katılabilme şartlarını açıklayan bilgileri göndermek suretiyle duyuruda bulunulur. Kapalı teklif usulündeki esaslara göre ilan hariç işlem tamamlanır.
g - İhale kararları Genel Müdürün tasdikine tabidir.
h - Geçici ve kesin teminat alımı miktarı ve esasları, teminat olarak alınacak değerler ve teminat çözümünde 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun ilgili hükümleri uygulanır.
ı - Artırma, eksiltme ve belli istekliler arasında teklif usulü ile yapılacak ihalelere ait şartname idarece hazırlanır. Şartname, artırma, eksiltme ve belli istekliler arasında teklif usulü ile ilgili ihale başlamadan evvel isteklilere imza ettirilir. Pazarlıklarda şartname mecburi değildir.
i - Artırma ve eksiltme veya pazarlık suretiyle yapılan ihalelerde ihale kararının amiri itaca onandığının, müteahhide veya kanuni ikametgahına tebliğ tarihinden itibaren 10 gün içinde müteahhidin geçici teminatı kesin teminat miktarına çıkarmaya ve bütün masrafları kendisine ait olmak üzere sözleşme yaparak, notere tescil ettirmeye mecbur olunacağı mecburiyetlere uymadığı takdirde protesto çekmeye ve herhangi bir işlem gerekmeksizin geçici teminatın kuruma gelir kaydolunacağı, müteahhidin nam ve hesabına yeniden yapılacak ihaleden doğacak farkın da ilk müteahhitten isteneceği;
Sözleşme tanzimi mecburi olmayan işlerde 10 gün içinde teslim edilecek malzeme için sözleşme yapılıp yapılmaması kurumun takdirine bağlı olduğu, sözleşme yapılmasına gerek görülmeyen hallerde, şartnameye sözleşmenin tesciline müteallik ibare yazılmayarak geçici teminatı ve alınacaksa kesin teminatın hangi hallerde gelir kaydolunacağı,
Sözleşmeye bağlanan işlerde, müteahhit sözleşmenin aktinden sonra taahhüdünden vazgeçerse veya sözleşme hükümlerine riayet etmeyerek akdin iptaline sebebiyet verirse, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın kesin teminatının kuruma gelir kaydolunacağı ve müteahhidin nam ve hesabına yeniden yapılacak ihaleden doğacak farkın da ilk müteahhitten isteneceği,
Gibi hususlar şartname ve sözleşme metnine yazılır.
j - Açık teklif veya kapalı teklif usulü ile artırma, eksiltme ve belli istekliler arasında tekliflerin uygun görülmemesi veya taliplerin aranılan şartlar ve vasıfları taşımaması halinde; satınalma, satma, kurma, inşaat ve kiralama işlemlerinin durumuna ve süresine göre öngörülecek gerekçeye istinaden, işin tekrar artırma, eksiltme, pazarlık veya belli istekliler arasında teklif usulü ile ihalesine komisyon yetkilidir.
k - 18/07/1995 tarih ve 22347 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Özel Tiyatroları Devlet Desteği Yönetmeliğinden yararlanan Tiyatrolara, Devlet tiyatrolarına ait salon ve sahneleri bedelsiz olarak tahsis edilebilir. Ancak ışık ve amortisman gibi zorunlu giderler alınır.
l - Yurt dışından yapılacak alımlarda, yukarıdaki fıkralar uygulanmaz. Alım, Genel Müdürlüğün ilgili firmalarla yapacağı anlaşma esaslarına göre yapılır.
m - Genel, Özel ve Katma Bütçeli Dairelerle Kamu İktisadi Teşebbüsleri ve bunlarla ilgili kuruluşlarla yapılacak satınalma, satma, yapma, kurma, onarma, kiralama ve satış işlemleri Genel Müdürlüğün bu idarelerle yapacağı anlaşmalar üzerine gerçekleştirilir.
n - Her yıl Maliye Bakanlığınca tesbit edilecek limitleri geçmemek üzere acil ve özellik arz eden işlerde, Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğünün Merkez ve Taşrada bulunan bina ve salonlarının bakım ve onarımı ile bu maksatla hazırlattırılacak projelerin yapım işlerinin tamamının veya nev'i itibariyle bölünen kısımlarının idarenin kendi imkanlarıyla, Emanet Komisyonu aracılığıyla taşeron veya işle ilgili firmalardan teklif alınarak emanet usulü ile yapılır.
Emanet Komisyonu
1) İşçilik ve malzemeli olarak tahmin edilen bedeli, her yıl Maliye Bakanlığınca tesbit edilen miktarı geçmeyecek işleri,
2) Malzeme, makina ve donanımı idarece yapılacak işleri,
3) İşçiliği, kısmen veya tamamen idarece yapılacak işleri,
Taşeronlara yaptırabileceği gibi bu konuda ehliyeti idarece kabul edilmiş konusu ile ilgili uzmanlara karne, iş bitirme belgesi, iş denetleme belgesi, Ticaret ve Sanayi Odası belgesi aranmaksızın yaptırmaya yetkilidir.
Bu usulle yapılacak işler için, birim fiyat olarak Bayındırlık ve İskan Bakanlığı birim fiyat cetvellerinde gösterilen fiyatların 0,92'si ödenir. Yeni birim fiyat tespitinde ise %25 müteahhit karı yerine, fiyatlara genel gider karşılığı olarak %15 ilave yapılarak ödemeye esas birim fiyatlar bulunur.
Emanet Komisyonları, Genel Müdürlük satınalma komisyonu ile en az iki teknik elemandan oluşur. Genel Müdürlük Teknik İşler Şube Müdürlüğü kendisine tevdi edilen işin fenni ve hukuki esaslara uygun olarak yapılmasından sorumludur. Komisyonun kararları ita amirince onaylandıktan sonra kesinleşir.
İhale konusu iş, ihale gününden yedi gün önce idarenin ilan tahtasında asılmak suretiyle duyurulacağı gibi, işin özelliğine ve niteliğine göre ihaleye iştirak etmeleri kararlaştırılan isteklilere, davet mektubuyla ihaleye katılabilme şartlarını açıklayan bilgileri göndermek suretiyle duyuruda bulunulur, veya ilan edilmeksizin komisyonca, konusunda ehliyeti görülen isteklilerden bir ya da birden fazla teklif almak ve bedel üzerinden anlaşmak suretiyle yapılır.
Bu usulle yapılacak işler, Emanet İşlerine Ait Genel Esaslar doğrultusunda yürütülür.
İKİNCİ BÖLÜM : Sayman ve Tahakkuk Memurunun Görev ve Sorumluluğu
Saymanın Görev ve Sorumluluğu :
Madde 6 - a) Bütçenin hazırlanması sırasında Yönetim Kurulunun istediği bilgiyi hazırlamak,
b) Muhasebe kayıtlarını tutmak,
c) 5441 sayılı Kanunun 20 nci maddesi gereğince İdare Hesabını hazırlayarak Sayıştay'a sunmak,
d) Veznedar, ambar memuru, gişe memuru gibi nakde ve ayniyata el süren memurların kasa ve ambar mevcutlarını Kefalet Kanunu hükümleri dairesinde denetlemek,
e) Avans ve kredi bakiyelerini takip ederek muayyen müddet zarfında mahsup ve geri alınmasını sağlamak,
f) Kurum Alacaklarını takip ve tahsil ettirmek ve bunlardan mahkeme veya icraya intikali gerekenlerin Hukuk Müşavirliği marifetiyle takibini yaptırmak,
g) Genel Müdürden alacağı direktif dairesinde, mali işlerle ilgili bütün görevleri yerine getirmekle sorumludur.
Tahakkuk Memurunun Görev ve Sorumluluğu :
Madde 7 - Tahakkuk Memuru, Devletin Giderini mevzuata uygun olarak tahakkuk ettirmekten ve ayrıca düzenlenen evrakın Kanuna uygunluğundan saymanla birlikte sorumludur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM : Hesap Usulleri, Hesap Defterleri ve Hesap İşlemleri
Hesap Usulleri :
Madde 8 - Kurum Saymanlığında muzaaf muhasebe usulüne göre hesap tutulur. Kullanılacak defter ve belgelerle açılacak hesapların mahiyeti ve kayıt şekli aşağıdaki maddelerle açıklanmıştır.
Hesap Defterleri, Hesap İşlemleri :
Madde 9 - Hesap defteri olarak Amerikan sistemi bir yevmiye esas defteri tutulur.
Genel Müdürlükçe gerekli görüldüğü taktirde bilgisayar sistemi ile muhasebe kayıtları tutulabilir. Bu taktirde kullanılacak belge ve açılacak hesapların mahiyeti bu Yönetmelikteki esas ve usullere uygun olur.
Esas defterinde aşağıda yazılı hesaplar açılır.
a) Kasa Hesabı,
b) Mahsubat Hesabı,
c) Banka Cari Hesabı,
d) Bütçe Gelirleri Hesabı,
e) Bütçe Giderleri Hesabı,
f) Avans ve Krediler Hesabı,
g) Kurum Alacakları Hesabı,
h) Kurum Borçları Hesabı,
i) Emekli Kesenekleri Hesabı,
j) Esham ve Tahvilat Hesabı,
k) Esham ve Tahvilat Emanetleri Hesabı,
l) Devir Hesabı,
Bu hesaplar dışında herhangi bir hesabın açılmasına lüzum görüldüğü takdirde, Maliye Bakanlığından müsaade alınır.
Yevmiye yaprağında, Yevmiye kaydının tarihi-numarası, borç ve alacak başlıkları altında tutarı ve toplam sütunları bulunmaktadır. Ayrıca her yevmiye yaprağının baş tarafına saymanlığın adı, sayfa numarası, ait olduğu ay ve yıl yazılır.
Yevmiye tarihi, tahsilat, ödeme ve mahsup işlemlerinin yapıldığı gündür.
Yevmiye Numarası, bir gün içerisinde yapılan tahsilat ve ödemelerle, mahsuplara ait belgeler önce hesaplar itibariyle sıraya konulduktan sonra her belgenin yevmiye numarası sütununa birer numara verilir. Bu sıra numarası Mali Yılbaşından sonuna kadar devam eder. Gerek yevmiye ve gerekse yardımcı kayıtlarda bu numara esastır. Bir belgedeki işlem bir kaç hesabı ilgilendirse de belgeye tek yevmiye numarası verilir. İşlemler yevmiyelere birer birer kaydedilir. Belge olmadan kayıt yapılamaz. Yevmiyelere yazılan her kayıt en az iki hesabı ilgilendirir. Bir hesaba borç yazılan tutar diğer hesap veya hesaplara alacak yazılır.
Yardımcı Defterler :
Madde 10 - Esas defterinde açılan hesaplar için aşağıda yazılı yardımcı defterler tutulur.
a) Kasa Defteri,
b) Banka Cari Hesabı Defteri,
c) Bütçe Gelirleri Defteri,
d) Bütçe Giderleri Defteri,
e) Avans ve Krediler Defteri,
f) Kurum Alacakları Defteri,
g) Kurum Borçları Defteri,
Emeklilik kesenekleri, esham ve tahvilatı, esham ve tahvilatı emanetleri hesaplarının ayrıca yardımcı defteri yoktur. Bunlardan emeklilik kesenekleri için kurum borçları defterinde yeteri kadar sahife ayrılarak bu hesaptan yapılan tahsilat ve ödemeler kaydolunur.
Kasa İşlemleri :
Madde 11 - Kurum Saymanlığınca yapılan tahsilat ve ödemeler aşağıdaki esaslar içerisinde yapılır.
a) Miktarı ne olursa olsun her çeşit tahsilat, saymanlıkça doldurulacak bir tahsilat fişine dayanarak veznedar tarafından alınıp kasa defterine kaydolunur ve mukabilinde parayı teslim edene veya Daireye bir alında verilir. Tahsil olunan paralar daima kasada saklanır ve veznedarlardan başka hiçbir kimse para almak yetkisine haiz değildir.
b) Tahsilat fişi, saymanlık kasalarınca tahsil olunan paralar için kullanılır. Biri zımbalı diğeri zımbasız olmak üzere 100 yapraklı cilt halinde olan bu fişin zımbalı nüshası koparılarak parayı teslim edecek kimseye verilip vezneye gönderilir ve diğeri dipkoçanını teşkil eder.
c) Vezne alındısı, tahsilat fişine dayanılarak nakden yapılan her türlü tahsilat karşılığında bir vezne alındısı düzenlenir. Vezne alındıları birisi dip koçan olmak üzere iki nüshalıdır. 200 yapraklı ciltler halinde hazırlatılacak olan bu alındıların cilt adedi, her birinin üzerindeki yaprakları tamam olup olmadığı bir heyet huzurunda tesbit ve tutanakla belgelendikten sonra muhafaza altına alınarak kullanılmak üzere bir cildi imza mukabilinde veznedara verilir. Veznedar tarafından kullanılan ciltlerin bitiminde dipkoçanı kayıtlarla kontrol edilerek geri alınır ve yenisi teslim edilir.
Alındılara birden başlamak ve ciltler üzerinde devam ettirilmek üzere sıra numarası konulur. Ciltler üzerindeki 200 yapraktan biri asıl olmak üzere zımbalı, diğeri dipkoçanı olmak üzere zımbasız olarak hazırlanır.
ç) Ödeme Fişine veya verile emrine bağlanan giderlerden tutarı 10.000.000.-TL.ya kadar olanlar, 10.000.000.-TL. dahil kasadan ödenebilir. Bu miktardan fazlası bankadan ödenir.
d) Saymanlıkça bir gün içerisinde tahsil edilen paralardan ertesi gün kasadan yapılacak ödemeler için, kasada bulundurulması gereken miktardan fazlası düzenlenecek teslimat müzekkeresi ile bankaya yatırılır.
e) Kasa mevcudunun yapılacak ödemeleri karşılayamayacağı anlaşıldığı taktirde, o günkü ödemeye yetecek miktarda para, düzenlenecek çekle Bankadan alınarak kasaya konulur.
f) Kasa günlük resmi çalışma süresinin bitiminden 1 saat önce kapatılır. Ancak Saymanın gerekli gördüğü hallerde tahsilata mesai saati bitimine kadar devam edilir. Kasa Defteri günü gününe işlenerek o günkü kasa mevcudunun tamam olup olmadığı veznedar tarafından sayılır ve Sayman tarafından kontrol edilir ve sorumlu Veznedar tarafından imzalanır.
Kasa Hesabı :
Madde 12 - Yukarıdaki maddede açıklanan esaslar dairesinde yapılan tahsilat, esas defterindeki kasa hesabına borç, ilgili hesaba alacak ve yapılan ödemeler de bu hesaba alacak, hangi hesabı alakadar ediyorsa o hesaba da borç kaydolunur.
Defterin borç ve alacak sayfalarındaki tahsilat ve ödemeye ilişkin yevmiye numaraları mali yılbaşından sonuna kadar devam eder.
Banka Cari hesabı :
Madde 13 - Günlük ödemeler için kasada, Maliye Bakanlığınca Devlet Muhasebesi Yönetmeliğinin 11 inci maddesi uyarınca belirlenerek duyurulan tutarı geçmemek üzere para bulundurulur. Kasa fazlası ile bütçe geliri olarak tahsil edilen paralar T.C. Merkez Bankası, T.C. Ziraat Bankası veya sermayesinin yarıdan fazlası devlete ait olan bankalardan birinde açtırılacak vadesiz veya ödemeleri aksatmamak kaydıyla vadeli hesaplara yatırılır.
Banka Hesaplarından, banka çeki ve ödeme mektubu ile ödeme yaptırılabilir.
Ödeme Mektubu ve Çek Tanzimi :
Madde 14 - Her çeşit ödemelere ait çekler veya ödeme mektupları Sayman ve İta Amiri ile müşterek imza edilmek suretiyle tanzim edilir ve ödeme yapılır. Saymanlıkların hesaplarının bulunduğu bankalardan yaptırılacak ödemeler için, bu bankaların kendi çekleri düzenlenir. Çekler yanyana iki parçalıdır. Çekin tamamı Saymanlıkça doldurulduktan sonra dip koçanı, çeki alana imza ettirilerek ikinci parçası ilgiliye verilir. Çeklerin rakam ve yazı ile okunaklı bir biçimde mürekkepli bir kalemle yazılması gerekir. Hatalı çekler iptal edilerek yenisi düzenlenir. İptal edilen çekler dip koçanına iliştirilerek saklanır. Bir kimseye aynı gün birden fazla belge ile yapılacak ödemeler için bir çek düzenlenebilir. Düzenlenen çekin numarası, ilgili verile emirleri veya diğer ödeme belgelerinin özel sütunlarına ayrı ayrı yazılır.
Banka İşlemlerinin Esas Deftere Kaydı :
Madde 15 - Banka cari hesabına yatırılan ve bu hesaptan ödettirilen paralar için bankaca düzenlenecek dekontlarla birlikte iade edilecek teslimat müzekkeresi üzerine esas defterine kaydolunur.
Banka Cari Hesabı Defteri :
Madde 16 - Bankadaki mevcudun her an tayin edilebilmesi için banka cari hesabı defteri tutulur. Yalnız düzenlenecek teslimat müzekkeresi ile çek ödeme mektubu muhteviyatının bankadan gelecek dekont beklenmeksizin derhal bu deftere kaydolunması lazım gelir. Maaş, ücret, yolluk ve müteahhit istihkaklarına karşılık Bütçeden ödenmek üzere düzenlenen verile emri toplamı, Bütçe Giderleri hesabına borç, Bankadan ödenecek veya gönderilecek miktar bu hesaba, kesintiler ise ilgili hesaba alacak kaydedilir. Saymanlığın aynı Bütçeye dahil başka bir saymanlığa göndereceği paralara ait gönderme emri tutarları mahsubat hesabına borç, banka hesabına alacak kaydedilir. Avans ve kredi karşılığında bankadan yapılacak ödemeler ilgili avans ve Kredi hesabına borç, kesintiler ilgili hesaplara, bankaca ödenecek tutar bu hesaba alacak kaydedilir.
Kasa ihtiyacı için bankadan çekilmek üzere Veznedar adına düzenlenen çek tutarı, kasa hesabına borç, banka hesabına alacak kaydedilir. Defterin borç sayfasına bankaya yatırılan paralar kaydedilir.
Bütçe Gelirleri Hesabı :
Madde 17 - Bütçede gösterilen gelirden yapılan tahsilat bu hesaba alacak, ilgisine göre alakalı hesaba borç kaydolunur. Merkez Saymanlıkça hazineden gelen nakit miktarı aktarılmasında, banka hesabına borç, bütçe gelirleri hesabına alacak kaydedilir.
a) Tiyatro Müdürlüklerinde ve turnelerde, gişe gelirleri ile diğer gelirler Sayman veya sayman mutemetleri tarafından tahsilat fişi veya sayman mutemetleri alındısı karşılığında tahsil edilir.
Alındılar, birisi dip koçan diğeri asıl olmak üzere iki parçalı ve 100 yapraklıdır. Alındılara mali yılbaşında birden başlayarak sonuna kadar devam etmek üzere, üzerinde bulunan numaralardan başka bir de özel numara verilir.
Mutemetler tarafından tahsil olunan paralar, bütçenin bir kaç bölüm veya maddesini alakadar ettiği takdirde her biri sütuna yazılır ve toplamı toplam sütununa alınır. Gerek toplam gerek müfredat sütunları tahsil edilen paranın şube veznesine yoksa bankadaki Genel Müdürlük hesabına yatırılıncaya kadar devam eder. Para vezneye veya bankaya teslim edilince teslim edilen miktar icmal sütununa alınır. Diğer sütunları altı iki çizgi ile kapatılır. İcmal sütununa toplamları, mali yılbaşından sonuna kadar devam eder.
b) Mutemetler, tahsil ettikleri paraları kasalarında muhafaza ederler. Kasa mevcudu ile mutemet kasa defteri yekünlerinin mutabakatı daima teftişe hazır bulundurulur.
c) Mutemetler tarafından tahsil edilen paralar, 10 günde bir şube veznesine, yoksa Genel Müdürlüğün hesabı bulunan bankalardaki Genel Müdürlük hesabına yatırılır. Tahsilat miktarı 10.000.000.-TL.ya baliğ olunca bu müddet beklenmez.
Mutemedin muhasebeye ibraz edeceği mutemet kasa defteri birinci nüshası ile parayı yatırdığını gösterir alındı karşılaştırılarak düzenlenecek tahsilat fişi yevmiyeye işlenir.
Bütçe Gelirleri Defteri :
Madde 18 - Gelirlerin bütçe ile tayin edilen maddesine göre bir gelir defteri tutulur.
Bütçe Giderleri Hesabı :
Madde 19 - Kurum bütçesi ile kabul edilen ödeneklere istinaden harcaması tahakkuk eden bütün giderler, bu hesaba borç, ilgisine göre alakalı hesaplara alacak kaydolunur. Fazla veya kanunsuz ödendiği bütçe yılı içinde anlaşılarak istirdadı lazım gelen paralar bu hesaba alacak, alakalı hesaplara borç yazılır. Bu hesap ertesi yıla devir vermez.
Giderlerin Ödenmesi :
Madde 20 - Gerçekleşen her türlü giderin ödenmesi, Maliye Bakanlığınca hazırlanmış ve bütün Saymanlıklarda uygulanmakta olan 14/10/1991 tarih ve 21021 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği cetvelinde belirtilen belgelerin verile emrine bağlanması suretiyle yapılır.
Bütçe Giderleri Defteri :
Madde 21 - Bu defterin birinci tablosu bütçe ile kabul edilen ödeneklerin bölüm ve maddi itibariyle kaydına mahsustur.
Taahhüt edilen, avans olarak verilen ve ödenen miktarlara 2 nci tablodaki sütunlara kaydolunur. Taahhüt edilen ve avans olarak ödenenlerden kat'i ödeme ve mahsup yapıldıkça mukabili, bu sütunlardaki miktarlardan kırmızı mürekkeple yazılarak tenzil olunur.
Tahakkuk İşlemleri :
Madde 22 - Özlük haklarıyla ilgili bilumum tahakkuklar Personel Tahakkuk Şube Müdürlüğünce, satın alma, yapma, kurma, onarma, kiralama gibi işlemlerle ilgili tahakkuklar Tahakkuk ve Levazım Şube Müdürlüğünce yapılır.
Avans ve Kredi Hesabı :
Madde 23 - Tahakkuk müzekkeresi işlemlerinin tamamlanması mümkün olmayan, ayrı ayrı ve acele masraflardan,
a) Yurt Dışı
Resmi turne faaliyetlerin gerektirdiği masraflar ile malzeme mubayaası, verilen avans ve açılacak akreditifler, nota kiralanması veya bunlarla ilgili vesair hususlar için yurtdışına gönderilecek paralar işin gerektirdiği miktarda ve Amiri İtanın göstereceği lüzum üzerine avans verilebilir.
b) Yurt İçi
Ankara Merkezinde, Tiyatro Müdürlüklerinde ve bunların dışındaki turne faaliyetlerinde (a) fıkrası haricindeki ayrı ayrı ve acele masraflar için azami üç ay zarfında mahsubu yapılmak üzere Amiri İtaca tayin olunacak mutemetlere 50.000.000.-TL'na kadar, 50.000.000.-TL. dahil avans verilebilir.
Gerek Merkez ve Tiyatro Müdürlüklerinde ve gerekse turnelerde 20.000.000.-TL'nı geçen masraflar için Amiri İta mutemetlerine kredi açılır.
Tahakkuk ve Levazım Şube Müdürlüğünce veya Personel Tahakkuk Şube Müdürlüğünce avans verilmesi gerekli görülen ve ita amirliğince onaylanmış bulunan avans ödeme fişi Saymanlığa verildiğinde tutarı, bu hesaba borç ve ilgili hesaplara alacak kaydolunur.
Avans Takibi :
Madde 24 - Sürekli ve geçici görev yolluklarına mahsuben verilen avanslar ve bu avansların mahsup müddetleri ile takip ve tahsili genel hükümlere tabidir.
Mahsup İşlemleri :
Madde 25 - İta Amiri, mutemedin aldığı avanstan bir miktarını mahsup ettirdiği taktirde, mahsup edilen miktarı geçmemek üzere yeniden avans verilebilir. Her mutemet aldığı avanstan harcadığı tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, avansın verildiği tarihten itibaren en çok bir ay içinde Saymanlığa vermek ve artan parayı iade etmekle yükümlüdür. Mutemet işin tamamlanmasından sonra bir aylık sürenin bitimini beklemeksizin avans artığını iade etmek ve hesabını kapatmak zorundadır.
Mali Yıl sonunda bir aylık sürenin dolması beklenmeksizin mutemet henüz mahsubunu yaptırmadığı harcamalara ait belgeleri vermek ve artan parayı saymanlığa yatırmakla yükümlüdür.
Mali Yılın son günlerinde mutemetlerce verilen belgelerin incelenmesi yıl sonuna kadar bitirilmediği taktirde, avans tutarı mahsup döneminde kapatılmak üzere ertesi yıla devredilir.
Avans ve Kredi Yardımcı Defteri :
Madde 26 - Bu defterin karşılıklı iki sayfası olup, sol sayfaya verilen avanslar borç, sağ sayfaya mahsuben veya nakden alınanlar alacak kaydolunur.
Hesaplar itibariyle her hesap için bölümler ayrılmak suretiyle tek bir defter kullanılabilir. Avans ve krediler hesabı için düzenlenen defterde mutemet avansları ve yolluk avansları bölümleri açılır. Mahsup dönemine aktarılan avans ve kredi artıkları tutarları mahsup dönemi sonuna kadar eski yıl defterinde izlenir. Süresi içinde mahsup edilmemesi nedeniyle Kurum Alacaklarına aktarılan tutarlar defterin alacak sayfası mahsup olunan sütununa kaydedilir.
Kurum Alacakları Hesabı :
Madde 27 - Kasanın sayımı neticesinde eksik çıkan miktarlar, ayniyatın yok olmasından doğan tazminler, fazla veya kanunsuz verildiği sayman ve tahakkuk memuru tarafından anlaşılması üzerine sorumlularından geri alınması icap eden paralar, zamanı idare hesabının Sayıştay'ca yargılanması sonunda ilgililerden tazminen tahsili hüküm altına alınanlar, zimmetten dolayı alacaklar bu hesaba borç ve ilgilisine göre aşağıdaki hesaplara alacak yazılır.
a) Kasanın sayımı sonunda eksik olan kasa açığı bir tutanakla tespit olunarak Veznedardan tahsil edilmek üzere kasa hesabına ve aynı zamanda kasa defterine,
b) Sayım neticesinde noksan çıkan veya kaybedilen ayniyat bedelleri, ambar memurundan ve kaybedenlerden, kayba sebebiyet verenlerden, tahsil edilmek üzere tahakkuk ettirilen alacaklar karşılığı, Bütçe gelirleri hesabına,
c) Fazla veya kanunsuz ödendiği anlaşılarak ahizlerinden geri alınması gereken bütçe içi ve bütçe dışı işlemlere taalluk eden paralardan, bu tür alacaklar bütçe içi ve bütçe dışı işlemlerle ilgili olmak üzere ikiye ayrılır.
1) Bütçeden doğan ve bulunduğu bütçe yılı içinde geri alınması gerçekleşen giderler, 19 uncu maddedeki hükümler çerçevesinde işlem yapılmak üzere bütçe giderleri hesabına, bütçe yılı geçmiş olanlar ise bütçe gelirleri hesabına,
2) Bütçe dışı giderlerden fazla veya mükerrer ödemeler, senesi içinde olacağından alakalı olduğu hesaplara,
d) Zamanı idare hesabının Sayıştay'ca yargılanması sonunda çıkan ilama dayanarak alakalılardan tazminen tahsili hüküm altına alınan borçlar, bütçe gelirleri hesabına,
e) İta amiri mutemetlerine verilen avanslardan bir miktarını zimmetine geçirdiği tahakkuk ederse veya muayyen mahsup müddetini aşarsa, namına borç kaydedilerek hakkında kanuni takibatta bulunulması icabedeceğinden, borç karşılığı avans ve krediler hesabına,
alacak kaydolunur.
f) Kurum alacakları hesabına kayıtlı paralardan gerekli takibat yapılmasına rağmen tahsil imkanı bulunmayanların kayıtları, Genel Müdürlük Hukuk Müşavirliğinin uygun görüşü üzerine Genel Müdürün onayı ile kayıttan düşülür.
Kurum Alacakları Defteri :
Madde 28 - Bu defter karşılıklı iki sahifeden ibaret olup alacak kaydolunacak meblağ borç ve bu alacaklardan tahsil olunan paralar alacak kaydolunur.
Kurum Borçları Hesabı :
Madde 29 - Geçici ve kesin olarak nakden alınanlarla Emeklilik kesenekleri hariç ücretlerinden yapılan vergi kesintileri icra dairelerinden veya haciz kararı vermeye yetkili diğer kurullardan yapılan tebligat üzerine borçlulardan tahsil olunan paralar ve kefalet aidatı kesintileri sigorta primleri, emekli sandığı borç taksitleri, Konut edindirme yardımı, tasarruf kesintileri bu hesaba alacak ve reddolunanlar da borç kaydolunur.
Bu tür paraların reddi sırasında bir ödeme fişi düzenlenerek ilgilisine evvelce verilmiş olan alındı, bu fişe bağlanır ve parayı aldığına dair alacaklısı dairelere ödenen paralar karşılığındaki alındılar fişlere bağlanır. Bir daireden veya şahıstan tahsil edilip diğer bir şahıs veya daireye verilenler de evvelce ilgilisine verilmiş olan alındının aranılmasına gerek yoktur.
Kurum borçları defteri, sol sahifesi reddiyata, sağ sahifesi tahsilata mahsus olmak üzere karşılıklı iki sahifeden ibarettir. Tahsil olunan paraların çeşitlerine göre gruplandırılır.
Resmi daire alacakları hariç işbu hesapta kayıt paralardan alacaklıların müracaat etmemesi yüzünden beş sene zarfında ödenmeyenler zaman aşımına uğrayarak gelir kaydedilir.
Gerek mali yıl içerisinde, gerekse mali yıl sonunda nakit yetersizliği veya istihkak sahibinin müracaat etmemesi nedeniyle ilgililerine ödenmeyen verile emri tutarı, bütçe giderleri hesabına borç, kesintiler ilgili hesaplara alacak, ödenmesi gereken miktar bu hesaba alacak kaydedilir. Herhangi bir maaş veya diğer alacak bütçeye gider yazılmak suretiyle maaş mutemedine ödendiği halde mutemet tarafından hak sahibine en geç bir ay içerisinde ödenmemesi halinde sözkonusu para kasa veya banka hesabına borç yazılarak ilgililere ödenmek üzere emanet hesabına alınır.
Kefalet işlemi için, 2489 sayılı Kefalet Kanunu ve Tüzüğü gereğince, kefalete tabi memurların aylıklarından kesilen giriş ve aylık aidatları bu bölüme kaydedilir. Bu paralar, kefalete tabi memurlar için tutulan kefalet cüzdanlarına da işlenir. Kefalet Sandığı adına tahsil edilen paralar en geç ertesi ay içerisinde Kefalet Sandığına gönderilir. Giriş ve aylık aidatı olarak ilgililerden tahsil edilen paraların bir listesi her üç ayda bir Kefalet Sandığına gönderilir.
İcra işlemi için, icra dairelerinden haciz kararları üzerine memurlar ve diğer istihkak sahiplerinden nakden veya mahsuben tahsil olunan paralar bu hesaba alacak kaydedilir. İcra daireleri adına yapılan tahsilat bu icra dairelerinin banka hesaplarına aktarılır.
Sigorta işlemi için, 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanununun 72 nci ve 79 uncu maddeleri uyarınca, oyunlarda görevli figüran ücretlerinden kesilen sigorta primleri ve karşılıkları işlenir. Sigorta primleri aynı Kanunun 80 inci maddesi hükmü uyarınca en geç ait oldukları ayı izleyen ayın sonuna kadar iş yeri sicil, iş yeri adı, ilgili olduğu ay ve kesinti miktarını gösteren saymanlıkça düzenlenen bir listeye göre çek veya ödeme mektubu ile kurumun hesabına gönderilir. Sigorta primlerini süresi içinde ve tam olarak ödemeyenlerden ödenmeyen prim tutarı için sürenin, bittiği tarihten başlayarak Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkında kanunda belirtilen gecikme zammı alınır.
5434 sayılı kanun hükümlerine göre memurların T.C. Emekli Sandığından aldıkları borç paralar maaşlarından kesilerek bu bölüme kaydedilir. Bu şekilde toplanan paralar, sözkonusu Kanun hükümlerine göre en geç 7 gün içerisinde çek veya ödeme mektubu ile Sandığa gönderilir. Gönderilecek paralar için tahakkuk dairesince iki nüsha borç taksitleri alacak bordrosu düzenlenerek Saymanlığa verilir.
3320 sayılı memurlar ve işçiler ile bunların emeklilerine Konut Edindirme Yardımı Yapılması Hakkında Kanun hükümleri uyarınca devlet memurlarına tahakkuk ettirilen konut edindirme yardımı tutarı bu bölüme kaydedilir.
Bu paralar, en geç yardımın ait olduğu ay sonuna kadar gönderme emri ile Toplu Konut ve Kamu Ortaklığı İdaresi Başkanlığının hesabına gönderilir.
3417 sayılı Çalışanların Tasarrufa Teşvik Edilmesi ve Bu Tasarrufların Değerlendirilmesine Dair Kanun Hükümleri uyarınca, memurların maaş ve ücretlerinden yapılan tasarruf kesintileri ile devlet katkıları olarak tahakkuk ettirilen tutarlar bu bölüme kaydedilir.
Bu paralar, en geç aylık ödemelerin yapıldığı ayı takip eden bir ay içerisinde gönderme emri ile T.C.Ziraat Bankasından personel adına açtırılacak tasarrufu teşvik hesabına yatırılır ve gönderme emrinin tarih ve numarası ile tutarı, tasarruf kesintisi ve devlet katkıları tahakkuk bildiriminin saymanlıkta kalan nüshasına yazılır.
Emeklilik Keseneği Hesabı :
Madde 30 - 5434 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu gereğince kurum bütçesinden maaş ve ücret alanlardan emeklilik keseneğine tabi olanların maaş ve ücretlerinden, bu kanunun 14 üncü maddesindeki hükümlere göre alakadarların maaşlarından kesilecek ve bunların karşılığı kurumca verilecek olan paralar, mahsuben bu hesaba alacak ve maaş ödemelerini takiben Emekli Sandığı Genel Müdürlüğü tarafından bütün saymanlıklara gönderilmiş olan açıklamalardaki esaslar ve belirlenen süre çerçevesinde ve 29 uncu maddede bahsedilen ödeme fişi düzenlenmek suretiyle adı geçen sandığa gönderildikçe bu hesaba borç kaydedilir.
Emekli aidatının kesildiği tarihten itibaren, Emekli Sandığınca belirlenen süre içinde Emekli Sandığına gönderilmesi şarttır. Bu müddet zarfında Sandık gelirlerinin tahakkuk ettirilmemesi veya gönderilmemesi halinde sayman ile birlikte diğer görevlilerin de sorumluluğu bulunmaktadır.
Esham ve Tahvilat Hesabı :
Madde 31 - Geçici veya kesin teminat olarak alınan esham ve tahvilat, bu hesaba borç esham ve tahvilat emanetleri hesabına alacak ve bu tahvillerin geri verilmesi halinde de esham ve tahvilat hesabına alacak, esham ve tahvilat emanetleri hesabına borç kaydolunur.
Alınan esham ve tahvilat karşılığında esham ve tahvilat alındısı verilir ve tahviller nakit gibi kasada saklanır. Taahhüt edilen işin ifa edilmemesi gibi bir sebeple kurumca kısmen veya tamamen gelir kaydı gereken tahviller borsada sattırılarak tutarı kasa veya banka hesabına borç, bütçe gelirlerine alacak kaydolunur. Borsada sattırılan esham ve tahvilat bedellerinin fazlası, geçici veya kesin teminatın nitelik itibariyle cezai bir özellik arzetmesi nedeniyle sahibi adına kurum borçları hesabına alacak kaydı yapılmaz.
Devir Hesabı :
Madde 32 - Bakiye devreden hesapların borç ve alacak yekunları arasındaki fark bu hesaba borç veya alacak kaydı suretiyle yapılır.
Mali Yıl Sonunda Hesapların Devir İşlemi :
Madde 33 - Esas defterinde açılmış olan hesaplardan kasa, banka, kurum alacakları, avans ve krediler, esham ve tahvilat hesaplarının borç artıkları, kurum borçları, emekli kesenekleri esham ve tahvilat emanetleri ve devir hesaplarının alacak artıkları ertesi mali yıl için tutulan esas defterine devrinde borç artıkları borç, alacak artıkları alacak kaydolunur.
Saymanlığın Tutacağı Diğer Defterler :
Madde 34 - 10 uncu maddede sayılan defterlerden başka kurum saymanlığında aşağıdaki defterler de tutulur.
a) Bilet giriş ve çıkış defteri,
b) Borçlular defteri,
c) Alındı kayıt defteri,
d) Gelen ve giden evrak kayıt defteri,
e) Evrak zimmet defteri,
Bilet Giriş ve Çıkış Defteri :
Madde 35 - Kurumun başlıca hasılatını, temsil ve konser giriş ücretleri teşkil edeceğinden bu defterin tutulmasındaki özellikler aşağıdaki maddelerle gösterilmiştir.
Bilet Tab'ı ve Satış İşleri :
Madde 36 - Bilgisayar ile bilet satışı yapılmadığı taktirde, verilecek temsil ve konserlere ait biletler kıymetsiz olarak bastırılarak saymanlıklarca tesellüm edilir ve numaralı bilet ambar defterine giriş kayıtları yapılır.
Temsillerden önce satışa çıkartılacak biletler gişe memurlarına imza karşılığında teslim edilir ve bilet ambar defterine çıkış kayıtları yapılır. Biletlerin Genel Müdürlükçe belirlenecek fiyatlar üzerinden satışı Gişe Memurlarınca yapılır.
Genel Müdürlükçe gerekli görüldüğünde Merkez ve Yerleşik Tiyatro Müdürlüklerinde Bilgisayarla Bilet satışları yapılabilir.
Hasılatlar Gişe Memurları tarafından alındı karşılığında kasaya yatırılır.
Kullanılan bilet dip koçanları Gişe memurlarından geri alınır. 1 yıl içinde biriktirilen kullanılmış bilet dip koçanları yılın sonunda bir tutanakla mutabakat sağlanması sonunda imha edilmek üzere SEKA'ya devredilir.
Borçlular Defteri :
Madde 37 - Bu defter personelin maaş ve ücretlerinden kesilmek üzere icra dairelerinden gelen haciz kararlarıyla, borçların kayıt, takip ve tahsiline mahsustur. Her sayfası bir borçluya tahsis olunur ve borç tamamen tahsil edilinceye kadar yapılan tahsilat bu deftere işlenir.
Alındı Kayıt Defteri :
Madde 38 - Bu deftere saymanlıkta kullanılan, vezne, mahsup, ayniyat ve mutemet alındıları, çekler ve kredi mektupları ve teslimat müzekkereleri kaydolunur. Defter, alındı ve çeklerin nevilerine göre partilere ayrılır. 11 inci maddede işaret edildiği üzere, bu tür alındılar ve çekler miktarı bir tutanakla cilt sırasına ve numaraları gösterilmek suretiyle defterin son sahifesine ait olduğu partilere yazılarak saklanır. Alındı ve çeklerden kullanılmak üzere ilgilisine verildikçe, sıra numarası ile bu defterin sağ sahifesine kaydolunarak alana imza ettirilir. Kullanıldıktan sonra iadesinde, iade tarihi yazılmakla beraber üzerinde kullanılmamış boş yapraklar bulunduğu taktirde bunlar iptal edilir. Alındıların alakalı memurlara verilmesinde ve kullanıldıktan sonra iadesinde, cilt üzerinde mevcut yaprakların sayılıp tamam olmasına önem verilir. Eksik çıkarsa keyfiyet bir tutanakla tespit olunur.
Kayıt Yanlışlıklarının Düzeltilmesi :
Madde 39 - Esas defterine geçirilen işlemlerde beş şekilde yanlışlık olabilir.
a) Tahsilat veya ödemenin hiç kayıt edilmemiş olması anlaşılınca işlemin oluşu ve nev'i ve tarihiyle yeniden kaydolunur ve düşünceler hanesine sebebi yazılır.
b) Bir işlemin herhangi bir kısmına ait paranın noksan yazılmış olması anlaşıldığı takdirde, olaydan bahisle düzenlenecek muhasebe fişine dayanılarak eksik kayıt işlemi tamamlanır ve fişin bir nüshası da asıl belgesine eklenir.
c) Herhangi bir tahsilatın fazla veya mükerrer kaydedildiği anlaşıldığında, esas defterin en son kaydı nerede ise yekün edilerek fazla veya mükerrer yazılmış olan miktar ilgili hesabın borç veya alacağına kırmızı yazıyla tespit olunur ve hesabı defterin not hanesine yazılmakla beraber asıl kaydının hizasına da kaydolunur.
d) Bir hesaba yazılacak paranın diğer bir hesaba yazıldığı anlaşıldığında, esas defteri yekün edilerek fazla yazılan hesaptan kırmızı yazıyla düşülerek dayandığı hesaba yazılır.
e) Bir hesabın borcuna yazılacak iken alacağına, alacağına yazılacak iken borcuna yazılması halinde yine esas defteri yekün edilerek yanlış yazılmış olan rakam kırmızı yazı ile yazılır ve ilgili sütuna eklenir.
Oluşan yanlışlıkların yukarıdaki esaslara göre düzeltilerek hiçbir şekilde kazıma veya silme gibi sorumluluğu gerektiren sebebiyete gerek verilemez.
Saymanlığın tahakkuk müzekkeresi, avans ve kredi senedi ve çeşitli ödemeler-iadeler fişi ile yapılan kayıtları dışındaki muhasebe kayıtlarında muhasebe fişi kullanılır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM : Ayniyat İşlemleri
Madde 40 - Ayniyat Saymanlığı, Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğüne bağlı Merkez ve Taşra Tiyatrolarında idari birimler ve sahnelere yönelik demirbaş malzemeler, müstehlik malzemeler, aksesuar malzemeler, kostümler, imalattan doğan demirbaş ve kostümlerin kayıtlara alınmasına, bunların verimli bir şekilde kullanılmasının sağlanmasına, muhafaza edilmesine, miadı dolan demirbaşların imha edilerek, hibe edilerek veya satılarak elden çıkarılmalarına matbu evrak karşılığında belirli bir süre için kamu kurum ve kuruluşlarına veya kişilere tahsis edilmesine, kiraya verilmesine bunların süresi sonunda ambarlara alınmasına, iade etmeyenler hakkında yasal yollardan takibatın başlatılmasına yetkili ve görevlidir.
Ayniyat Saymanlığı işlemlerinde aşağıdaki yazılı hükümler, bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Ayniyat Talimatnamesi hükümleri uygulanır.
Satın Alma ve İş Yaptırma :
Madde 41 - a) Malın Mübayaası yapılmadan önce ihtiyaç duyulan malzemenin ambarlarda mevcut olup olmadığına bakılır. İstenilen malzeme ambarlarda mevcut değilse Satın alma ve iş yaptırma belgesinin ambarda mevcut değildir ibaresinin altı, memurunca imzalanır. Ambarda mevcut olduğu halde istenilen ihtiyaca cevap vermemesi halinde, yapılması-alınması gereklidir ibaresinin altı, belge üzerinde yetkili kişi tarafından gerekçesi belirtilerek imzalanır.
b) Mübayaası yapılarak ambarlara teslim edilen mala ait fatura ve suretleri Tahakkuk ve Levazım Şube Müdürlüğünce tastik edilerek Ayniyat Saymanlığına gönderilir.
Malların Ambara Girişi :
Madde 42 - a) Ambara giren mallar, özellik arzetmiyorsa, İlgili ambar memuru mübayaası yapılan malı faturası ile karşılaştırır. Cins ve miktarıyla birlikte uygunluğunu gördükten sonra fatura asıl ve suretlerine mal sayılmış ve istenilen şart ve evsafa uygun olduğu görülerek teslim alınmıştır, ibaresini taşıyan damgasını basar ve altını imzalar.
Ambara giren mallar özellik arzediyorsa, talep eden birim tarafından malzeme istenilen şart ve evsafa uygun olup olmadığının kontrolü yapılarak bir tutanakla tespit edildikten sonra ambar memuru bu tutanağa istinaden gelen malzemenin cins ve miktarını kontrol ederek mal sayılmış, istenilen şart ve evsafa uygun olduğu görülerek teslim alınmıştır, ibaresini taşıyan damgasını basarak, altını imzalar.
Ambarın tesellüm defterine giriş kaydı yapılarak faturanın aslı ile Ayniyat makbuzu verile emrine bağlanmak üzere Tahakkuk ve Levazım Şube Müdürlüğüne gönderilir. Faturanın tastikli suretleri Ayniyat saymanlığı kayıtlarına işlenmek üzere muhafaza edilir.
Malların Ambardan Çıkışı :
Madde 43 - a) Sarf malzemenin ambardan çıkartılması gerekiyorsa Malzeme isteme ve çıkartma belgesi, üç nüsha olarak doldurulur. İstek sahibi tarafından imza edilip, iki yaprağı Ayniyat Saymanlığının tetkiki ve ita amirinin onayına sunulur. Bu imza işlemleri tamamlandıktan sonra, evrak ilgili ambarına gönderilir. Ambarda isim ve özellikleri belirtilen malzeme Ayniyat Saymanlığının tetkiki ile ita amirinin onayını almış olan miktarlar karşısında ambar memuru tarafından belgenin verilen miktar sütununa fiyat ve tutarları yazılarak istek sahibine veya bu işle görevlendirilmiş kişi veya memura verilir ve malzemeyi alanın adı soyadı ve görevi yazılarak imzası alınır. aslı Ayniyat memuruna verilir, ikinci nüshası ise ambar dosyasında saklanır. Ayniyat memuru belgeyi ilgili malzeme kıymet kartına işlendikten sonra dosyasında saklanır.
b) Demirbaş eşyanın ambardan çıkarılması halinde ise Demirbaş eşya, kostüm, aksesuar çıkış belgesi iki nüsha halinde doldurulur. Malzemeyi isteyen kısmın altı, imzalandıktan sonra Ayniyat Saymanının tetkikine ve ita amirinin onayına sunulur. İmza işlemleri tamamlanan senet, ilgili ambar memuruna verilir. Senedin teslim alan kısmı ilgili kişiye imzalattırıldıktan sonra demirbaş eşya teslim edilir.
c) Kitap, dergi ve broşürün ambarlardan çıkışında ise müstehlik malzemelerdeki yol takip edilir. Ancak satılmak üzere ambardan çıkışı yapılan kitap, dergi ve broşürlerden satılamayanların ambara iade edilmesi halinde Malzeme tesbit tutanağı düzenlenerek ilgili ambarına giriş kaydı yapılır.
Demirbaş Malzemenin Numaralandırılması :
Madde 44 - Demirbaş eşyaya kullanılışlarının özelliğine göre damga vurulmasına ve etiket konulmasına müsait olmayanlar hariç olmak üzere numara konulması zorunludur. Konulacak bu numaralar demirbaş izleme kartındaki grup ve demirbaş numaralarını içerir.
Kuruma Bağışlanan Malzemeler :
Madde 45 - Kurum bağış yolu ile maledilen ve değeri belli olmayan malzeme ve demirbaş eşyanın değer tesbiti, Ayniyat Saymanının başkanlığında, Tahakkuk ve Levazım Şube müdürü ile teknik elemandan oluşacak komisyon tarafından yapılır. Malzeme tesbit tutanağına istinaden kayıtlara alınır.
Atölyelerde İmal Edilen Malzemeler :
Madde 46 - Atölyelerde imal edilerek kullanıma sunulan kostüm, aksesuar, demirbaş malzemeleri için matbu evrak düzenlenerek kayıtlara alınır.
a) Kullanılmayacak durumda bulunan idare ve sahneye ait mobilya, demirbaş eşya Genel Müdürlük onayı ile kurulacak bir komisyon huzurunda tesbit edilir. Bundan dekor, kostüm, aksesuar gibi eşya veya demirbaşlar talep olduğu takdirde Genel Müdürlük onayı ile bedeli mukabilinde satılabilir veya Kamu Kuruluşlarına bedelsiz olarak tahsis edilebilir.
b) Özel Tiyatrolara Devlet Desteği Yardım Yönetmeliğinden yararlanan tiyatroların talepleri halinde Devlet Tiyatrolarınca imhası gereken dekor, kostüm, aksesuar gibi malzemeler nakliye, yükleme ve boşaltma giderleri özel tiyatrolara ait olmak üzere bedelsiz olarak verilebilir.
c) Bu suretle elden çıkarılamayanlar yakılmak, gömülmek veya kırılmak suretiyle imha edilir. İmha işlemi bir tutanakla belgelenmek suretiyle imha edilen malzeme ve demirbaşlar kayıtlardan düşülür.
İmha edilecek ya da bedelli veya bedelsiz olarak verilecek eşya veya malzemelere ait işlemler Genel Müdürün oluru ile yapılır.
Devir İşlemleri :
Madde 47 - Taşra Tiyatrolarına, diğer kamu kurum ve kuruluşlarına demirbaş verilmesi halinde devir tutanağı hazırlanır. Bu belgeye dayanılarak demirbaş ana defteri ve demirbaş izleme kartından ilgili demirbaş eşya düşülür.
Demirbaş Eşyanın İmhası :
Madde 48 - Demirbaş eşyanın kullanım özelliğini yitirmesi veya kasıt olmaksızın kırılması hali durumundaki imha işleminde, imha tutanağı iki nüsha olarak yerinde düzenlenir, ilgili kişilerce imzalanır ve demirbaş eşyanın parçalarıyla birlikte ambara teslim edilir. Ayniyat saymanının tetkiki ve ita amirinin onayından sonra imha tutanağına istinaden demirbaş eşya kayıtlardan düşülür. Kasten ve dikkatsizlik neticesinde demirbaş eşyanın kırılması, bozulması veya kaybolması buna sebebiyet verenlerden demirbaşın bedeli o günkü rayiç bedeli üzerinden ödettirilir. Ödeme makbuzuna istinaden ilgili demirbaş kayıtlarından düşürülür.
Tiyatro Müdürlüklerinde Yapılacak İşlemler :
Madde 49 - a) Ambar teşkilatı bulunmayan Tiyatro Müdürlüklerinde mübayaası yapılan sarf malzemelere ait faturalar üzerine alınmış sarf edilmiştir ibareli damga basılarak Tiyatro Müdürü ve mutemedi tarafından imza edilerek Merkez ayniyat saymanlığına, sarf evrakı meyanında gönderilecektir.
b) Demirbaş eşya vasfını haiz bir mal mübayaa edildiğinde, bu mala ait fatura malın Tiyatro müdürüne teslim edildiğine dair belge, tiyatro müdür ve mutemedinin imzasını taşıyan resmi senetle birlikte Ayniyat Saymanlığına gönderilecek ve bu şekilde Merkez kayıtlarına intikali sağlanacaktır. Merkezdeki kayıt işlemleri günlük olamayacağı için, bu faturaların merkeze ulaştığı tarihler esas alınarak yukarıdaki kurallar çerçevesinde işlem yapılacaktır.
Yıl Sonu İşlemleri :
Madde 50 - Sayıştay hesaplarının hazırlanabilmesi için Ayniyat Saymanlığınca bir komisyon oluşturularak yıl sonu sayımlarının yapılabilmesi ve ilgili evrakın hazırlanabilmesi için ita amirinden olur alınır.
Her yıl sonunda yıl içerisinde düzenlenen küçük imha tutanakları, Demirbaş eşya, kostüm, aksesuar için kayıttan düşme müzekkeresine geçirilir. Demirbaş, aksesuar ve kostüm ambarları her beş yılda bir defa, diğer ambarların ise her yıl sonunda komisyon huzurunda sayımları yapılarak her ambara mahsus sayım cetvelleri Mazbata ve icmalleri hazırlanır. İcmal cetvelleri ayniyat saymanınca, diğer evrak komisyon üyelerince imzalanır. Ayniyat Saymanının evrakı tetkiki ve ita amirinin onayı alındıktan sonra Sayıştay dosyasına takılır. Evrakın ikinci nüshaları da muhafaza edilmek üzere ambar dosyalarına takılır.
Ayniyat Saymanlığı İşlemlerinde Kullanılan Evrak aşağıda gösterilmiştir.
a) Satınalma ve iş yaptırma istemi
b) Atölyelerde yapılan imalata ait mazbata
c) Malzeme tesbit tutanağı
d) Demirbaş izleme kartı
e) Demirbaş eşya, kostüm, aksesuar çıkış belgesi
f) Devir tutanağı
g) Kırılan, eskiyen demirbaş eşya ve malzeme için yerinde tanzim olunacak tutanak
h) Demirbaş eşya, kostüm, aksesuar için kayıttan düşme müzekkeresi
ı) Ambara mahsus sayım cetveli
i) Ambara mahsus icmal
j) Malzeme kıymet kartı
k) Malzeme isteme ve çıkarma belgesi
l) Ambara mahsus izleme föyü
BEŞİNCİ BÖLÜM : Zamanı İdare Hesabı
Zamanı İdare Hesabı :
Madde 51 - 10/06/1949 tarih ve 5441 sayılı Kanunun 20 nci maddesine göre bütçe yılının sonundan itibaren en çok üç ay içinde aşağıda gösterilen belgeler düzenlenerek zamanı idare hesabı Sayıştay'a verilir.
a) Hesap özet cetveli,
b) Bütçe giderleri cetveli,
c) Bütçe gelirleri cetveli,
d) Avans ve kredi bakiyesi cetveli,
e) Kurum alacakları bakiyesi cetveli,
f) Kurum borçları bakiyesi cetveli,
g) Emekli kesenekleri bakiye cetveli,
h) Esham ve tahvilat cetveli,
ı) Yıl sonunda kasada mevcut bulunan nakit, esham ve tahvilatın mevcudunu gösterir tutanak,
i) Kıymetsiz bilet cetveli,
j) Kıymetlendirilen, satılmayarak geri alınıp imha edilen biletler cetveli,
k) Sayıştay ilamları cetveli,
l) Banka mutabakat mektubu,
Bu cetvellerin ne gibi bilgileri ihtiva edeceği aşağıda gösterilmiştir.
a) Hesap özet cetvelinde geçen yıldan devreden hesap artıkları, senesi içindeki hasılat ve ödemelerle ertesi seneye devrolunan artıkların ayrı ayrı gösterilmesi lazımdır.
b) Bütçe giderleri cetvelinde her yılın bütçesiyle sarfına mezuniyet verilmiş olan ödenekler, munzam ve olağanüstü ödenekler yılı içinde yapılan aktarmalar ve bir yıl içinde harcanan miktarlar, artan ödenekler veya ödenek dışı harcamalar gösterileceği gibi bütçe ile kabul edilen kadroya göre istihdam edilen memur ve hizmetlilerin, maaş, ücret ve adetleri ayrıca düzenlenecek kadro cetveline bağlıdır.
c) Bütçe gelirleri cetveli bütçedeki bölüm ve maddelere göre tanzim edilerek bütçe ile kabul edilen gelirleri, yapılan tahsilat miktarını, tahsilatın fazlası veya noksanını gösterir.
d) Avans ve kredi bakiyesi cetvelinde, ilgili bütçe yılı içerisinde verilen avanslardan yıl sonunda mahsup ve geri alınmamış olanların miktarı, tediye tarihi, mutemedin adı ve soyadı, mahsup ve geri alınmayış sebebi gösterilir.
e) Kurum alacakları bakiye cetvelinde, geçen yıllardan devreden yıl içinde borç kaydolunan ve ertesi yıla devrolunan alacakların miktarı, borç kaydedilen tarih, borçlunun adı ve soyadı ve tahsil edilmemiş olması sebebi gösterilir. Ayrıca takibata ait belgelerin tasdikli birer örnekleri bu cetvele bağlanır.
f) Kurum borçları bakiyesi cetvelinde, geçen yıllardan devreden ve emanete alınan çeşitli ödemeler ile bu yıl içinde alacak kaydolunan ve ertesi yıla devrolunan borçların miktarı gösterilir.
g) Emekli kesenekleri bakiye cetveline, bu hesabın her ay sonundaki bakiyesi Emekli Sandığına gönderileceğine göre artık devretmemesi lazım gelirse de herhangi bir sebeple gönderilmemiş olanlar, tarih, miktar ve nedeni ile birlikte kaydolunur.
h) Esham ve tahvilat cetveline, esham tahvilat artığı olarak yeni yıla devrolunan miktarlar, isim ve müfredat itibariyle yazılır.
ı) Her yılın birinci günü kurum saymanı ve veznedar tarafından kasada mevcut nakit, esham ve tahvilat, vesair kıymetli emanetler bir tutanakla tespit ve bu tutanağın bir nüshası zamanı idare hesabı ile birlikte Sayıştay'a sunulur.
i) Kıymetsiz bilet cetvelinde, geçen yıldan devir, senesi içinde tabettirilip giriş kaydolunan miktarla yılı içinde satılmak üzere gişe memurlarına verilen miktarlar gösterilir.
j) Kıymetlendirilerek satılmayan geri alınan bilet imha cetvelinde, 32 nci maddede sözü edilen tutanak ve bilet satış defterinden giriş ve çıkışların bakiyesi gösterilir.
k) Sayıştay ilamları cetveli, Sorumlular adına Sayıştay tarafından çıkarılan zimmetlere ilişkin olarak düzenlenir.
l) Banka mutabakat mektubu, yıl sonu itibari ile işlem yapılan bankalardan alınan mutabakat yazılarıdır.
Zaman İdare Hesabında Sorumluluk Süreleri :
Madde 52 - Bütçe yılı itibariyle Saymanlık mevkiinde bulunan memur tarafından tanzim olunur. Bir bütçe yılı içerisinde görevinden ayrılmış olan ve halen görevli bulunan Tahakkuk memuru, Sayman ve İta Amirlerinin bu görevleri ifa ettikleri tarihler tespit edilerek bir cetvel halinde idare hesabiyle birlikte Sayıştay'a sunulur.
Halef Selef Arasında Yapılan Devir İşlemleri :
Madde 53 - Sayman görevinde bulunan her memur, bu görevinden ayrıldığı zaman yerine gelen veya bırakılan memura zamanı idaresine ait hesaplarla kendisinden önceki saymandan aldığı hesaplara ait devri, devir cetveli düzenleyerek vermek zorundadır.
Devir Veren ve Devir Alan Memurlar Arasındaki İşlemler :
Madde 54 - Devir veren ve devir alan memurlar arasında aşağıdaki işlemler yapılır.
a) Göreve başlayan Sayman ilk önce kasa, kıymetli bilet, esham ve tahvilatı teslim alır. Sayımda çıkan miktar, kasa, bilet giriş ve satış defterinin altları devri veren ve alanlar tarafından imza edilir. Aynı zamanda para ve kıymetli evrakın mevcudunu gösterir sayım tutanağı düzenlenir. Bundan sonra Bankaya bir mektup yazılarak o günün sonu itibariyle banka mevcudu sorulur. Bildirilen miktar Banka defterinde gösterilen miktara uygun ise onun altı imza edilir. Aynı zamanda bankaya ikinci bir mektup yazılarak bu tarihten itibaren Saymanın işe başladığı, teslimat müzekkeresi ve çeklerin onun tarafından imza edileceği bildirilir, yazı Genel Müdür tarafından imza edilerek bu işler yapıldıktan sonra ve resmi mühür teslim alındıktan sonra yeni Sayman fiilen görevine başlamış olur.
b) Ayrılan Sayman, ayrıldığı güne kadar esas ve yardımcı defteri işler ve birbiriyle mutabakatını temin eder. Bir yıl evveline ait zamanı idare hesabı henüz gönderilmemiş ise o yıla ait idare hesabını hazırlayarak belgeleriyle birlikte Sayıştay'a gönderir. İçinde bulunulan yıla ait gelir ve gider belgeleri de kayıtlara tatbik edilmek şartı ile yeni Saymana teslim edilir.
c) Hastalık, ölüm ve tutuklanma gibi nedenlerden dolayı veya devir vermekten imtina gösterildiğinde, yerine gelen asil veya vekil sayman Genel Müdürlükçe teşkil edilecek üç kişilik bir heyet huzurunda kasa, banka esham ve tahvilat ve kıymetli biletler mevcudunu (a) bendindeki açıklamalara göre teslim alır ve (b) fıkrasındaki açıklamalara göre kayıtlar işlendikten ve mutabakat temin edildikten sonra devir muamelesi yapılır. Fazla veya noksan bir şey olursa devir cetvelinin ilgili bölümlerine kaydolunur.
Devir Cetvelinin Tanzimi :
Madde 55 - Yukarıdaki yazılı esaslar dairesinde kayıtlar günü gününe getirilerek hazırlandıktan sonra bu kayıtlara göre devir cetveli düzenlenir. Bu cetvel, devrin yapıldığı günün sonu itibariyle her hesabın borç ve alacak toplamları ile artıklarını, sayım tutanağındaki kasa mevcudunu, Bankadan gelen mektupta yazılı banka mevcudunu, esham ve tahvilat ile kıymetli bilet giriş ve çıkışları ile artıklarını ayrı ayrı nev'i itibariyle avans ve kredi artığı olarak görünen miktarı, kurum alacakları bakiyesini alındı defterine nazaran mevcut nakit ve mahsup alındıları banka çeki mevcutları ile bunların kullanılmış olanlarının dip koçanları miktarına, ait olarak kasa, banka, esham ve tahvilat, kıymetli bilet giriş çıkışları ile bilet artıkları, avans ve kredi artığı, kurum alacaklarını havidir.
Bu cetvel üç nüsha olarak düzenlenir. Bunlardan birisi ayrılan saymanda, diğeri yeni tayin olunan saymanda, üçüncüsü de Genel Müdürlükte saklanır.
Açıklamalı Devir Cetveli :
Madde 56 - Yukarıda bahsedilen açıklamalı devir cetveli, kat'i olaraktan ayrılan Saymanlara aittir. Geçici bir görev, mezuniyet veya hastalık gibi sebeplerle kısa bir müddet için saymanlık mevkiinden ayrılan memurların açıklamalı devir cetveli vermelerine lüzum yoktur. Bu gibi sebeplerle geçici görevinden ayrılan saymanların yerlerine bırakılan vekil memurlar, vekil olarak bulunacakları müddet zarfındaki işlemlerden şahsen mesul olduklarından kasa, banka, esham ve tahvilat ve bilet mevcutları sayılarak teslim edilir. Bu sayım işi bunlara ait yardımcı defterlere kayıt edilmek sureti ile müştereken imza edilir. Asıl Saymanlar görevlerine döndüklerinde yine aynı şekilde teslim alırlar.
Veznedarların ve Bilet Satış Memurlarının Devir İşlemi :
Madde 57 - Veznedarlar, devirlerini saymanın huzurunda yeni gelen veznedara verir ve beraatını saymandan alırlar.
Bilet satış memurları görevlerinden ayrıldıklarında bilet ve nakitlerini sayman huzurunda devir vermeye ve beraatını Sayman'dan istemeye mecburdular.
Ayniyat Saymanı Devir İşlemi :
Madde 58 - Ayniyat Saymanı da nakit saymanı gibi devir işlemlerinden mesul olup ambar defterine göre Genel Müdürlükçe kurulacak bir heyet huzurunda mevcut ayniyatın üç nüsha cetvelini tanzim ve cetvelin altına yazılacak açıklamayı heyetle birlikte imza ettikten sonra devirlerini yaparlar. Cetvellerden birer nüshası halef ve selefte kalır. Bir nüshası Genel Müdürlükte saklanır.
Madde 59 - Bu Yönetmeliğin 5 inci maddesinin ilk fıkrası (b) bendinin (4) üncü alt bendi ile (c) bendi ve (d) bendinde, 11 inci maddesinin 1 inci fıkrası (ç) bendinde, 17 nci maddesi ilk fıkrası (c) bendinde ve 23 üncü maddesinin ilk fıkrası (b) bendi ile 2 nci fıkrasında öngörülen parasal miktarlara ilişkin sınırlar, her bütçe yılında günün şartlarına göre Maliye Bakanlığının görüşü alınmak üzere Genel Müdür tarafından tespit edilir.
ÜÇÜNCÜ KISIM : Son Hükümler
Yürürlükten Kaldırılan Hükümler :
Madde 60 - Makam onayı ile uygulamaya konulan Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğü Muhasebe ve Muamelat Yönetmeliği ile ek ve değişiklikleri, yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük :
Madde 61 - Maliye Bakanlığı ile Sayıştay'ın görüşleri alınarak hazırlanan bu Yönetmelik yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme :
Madde 62 - Bu Yönetmelik hükümlerini Kültür Bakanı yürütür.
|