Resmi işin zorunlu olup olmadığının ve ödeneğinin yeterliliğinin tayin yetkisi kuruluş amirine aittir.

    Bütün giderlere ait fatura ve tutanak gibi belgelerin, kuruluş amiri tarafından "Kantin giderlerden ödenmesi uygundur" kaydı ile onaylanması gerekir.

    Kuruluş amirinin iznine dayanmayan giderler kabul edilemez.

    Merkez Paylarının gönderilmesi ve sarfı :

    Madde 18 - Yukarıdaki (17) inci madde uyarınca, kantinlerin işletilmesinden elde edilecek gelirlerden ayrılan yüzde on merkez payı, Emniyet Genel Müdürlüğü adına Milli Bankalardan birinde açılacak hesaba Ocak ayı sonuna kadar yatırılır.

    Merkezde toplanan payların harcama işlemleri, Lojistik işleriyle görevli Genel Müdür Yardımcısı Başkanlığında, İdari ve Sosyal Hizmetler Daire Başkanı, Bütçe Mali İşler Daire Başkanı ve İkmal ve Bakım Daire Başkanından oluşan Merkez Payları Harcama Komisyonu tarafından yürütülür.

    Bu komisyon, bu yönetmelikte kantin yönetim kurullarına verilen görev ve yetkilere sahip olup, Harcama işlemlerini yönetmelik hükümleri içerisinde yürütür. Ancak merkez paylarının harcama işlemleri için, (22) inci maddede belirtilen defterlerden Kasa Defteri, Para Teslim Defteri, Bilanço ve Devir ve Teslim Defterleri Tutulur.

    Merkez paylarından yapılacak harcamalar, ikinci fıkrada belirtilen komisyon kararı ve Genel Müdürün onayı ile yapılır.

    Bu yönetmelikle kuruluş amirlerine verilen yetkiler, merkez paylarının harcanması hususunda Genel Müdür tarafından kullanılır.

    Kantin giderlerinin cinsi :

    Madde 19 - Kantin giderleri, sonuçların izlenmesi bakımından üç gruba ayrılır.

    a) Belli bir süre kullanılabilecek mal alımları:

    (Bu mallar ilgili mutemede teslim edilir ve karşılığında belge (ayniyat) alınarak faturaya bağlanır.)

    b) Sarf ve onarım malzemesi alımları: (Bu tür malzemeler için sarf ve onarım yaptırmakla görevli olanlarla, Yönetim Kurulundan bir üyenin imzalayacağı sarf, imal, istihsal belgesi düzenlenir ve kuruluş amirine onaylattırıldıktan sonra faturaya bağlanır. Sarf ve onarım faaliyetleri sonunda bir mal elde edilmişse, bu mallar da yukarıdaki (a) bendinde gösterilen işleme tabi tutulurlar.)

    c) Taşıma ambalaj ve kantinle ilgili yazışma giderleri: (Bu tip giderler için fatura, tutanak ve benzeri belgeler yeterlidir.)

    Firelerin Tespiti :

    Madde 20 - Fireler, Yönetim Kurulunun imzalayacağı ve kuruluş amirinin onaylayacağı bir tutanakla tespit edilir ve bu tutanak gider belgeleri arasında saklanır.

    Hatalı mal alımlarından ve korunma kusurlarından doğan fireler kabul edilmez. Alım ve korunma kusuru olmaksızın niteliğini kaybederek hiçbir suretle kullanılmaz duruma gelen mallar da fire işlemine tabi tutulur.

    YEDİNCİ BÖLÜM : Kantinlerde Muhasebe

    Madde 21 - Kantinlerde hesap yılı Ocak ayında başlar, Aralık ayı sonunda biter.

    Defter, Kayıt ve Belgeler:

    Madde 22 - Kantinlerde aşağıda gösterilen defter, kayıt ve belgeler tutulur.

    a) Kantin Ambar Defteri: (Örnek:1)

    Birden fazla satış şubesi olan kantinlerde, alınan ve satış şubelerine verilen mal miktarını tespit ve izlemek amacıyla tutulur.

    b) Mal Giriş ve Çıkış Belgesi (Örnek:2)

    Ambardan satış şubelerine verilen malların cins, miktar, alış fiyatı ve alış tutarının gösteren bir belgedir. İki nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası çıkış belgesi olarak ambarda diğer nüshası giriş belgesi olar şubesinde saklanır.

    c) Kantin İşletme Defteri: (Örnek:3)

    Devredilen, satın alınan ve satılan malların cins, miktar, fiyat ve tutarları ile sağlanacak kar miktarını gösteren bir defterdir. Ay sonlarında (alış tutarı), (satış tutarı) ve (kar) sütunları toplanır ve toplamlarda gelecek aya devreden ve (aybaşı mal sayım cetveli) ile tespit edilen malların alış ve satış tutarları ile sağlayacağı kar düşülür. Kalan rakamlar o ay içerisinde satılan malların alış ve satış tutarları ile sağlanan karı belirtilir.

    d) Kantin Kasa Defteri: (Örnek: 4)

    Kantin nakit hareketlerinin tespit ve işlenmesine yarayan bir defterdir.

    e) Para Teslim Defteri: (Örnek: 5)

    Satış sorumluları tarafından tutulan ve her akşam görevli Yönetim Kurulu üyesine teslim edilen nakit miktarını ve parayı teslim alanın imzasını kapsar.

    f) Aybaşı Mal Sayım Cetveli : (Örnek :6)

    Her ayın birinci gününe devredilen mal mevcudunu ve kıymetini tespit etmek amacı ile düzenlenir.

    g) Bilanço: (Örnek:7)

    Kantin faaliyetlerinin bir aylık durumunu ve gelecek aya devreden kantin sermayesini gösteren bir belgedir.

    h) Hasılat Getiren Belgeler :

    Mal alım faturaları ile bu amaçla düzenlenen tutanaklardan ibarettir. Tarih sırasına göre dosya içerisinde saklanır ve numaralanır. Bu numaralarla kantin işletme defterindeki sıra numaraları bir birinin aynı olur.

    i) Gider Belgeleri

    Kantin gelirlerinden yapılan giderlere karşılık alınan fatura ve düzenlenen tutanaklardan ibarettir. Tarih sırasına göre dosyalanır ve numaralanır.

    j) Aylık Gider Listeleri :

    Bir aylık gider belgelerinin dökümüdür. Altı Yönetim kurulu tarafından imzalanır ve ait olduğu ay bilançosuna bağlanır.

    k) Mal Alım Tutanakları :

    Piyasa incelemesi sonucunu tesbit etmek amacıyla hazırlanan tutanaklar ile fatura alınmayan durumlarda fatura yerine geçmek üzere hazırlanan tutanaklardır.Bu tutanaklar alım yapanlar tarafından imza edilir. Birincisi alım faturasına bağlanır, ikincisi alım faturaları arasında saklanır.

    l) Fire Tutanağı : (Örnek. 8)

    Verilen fireyi tespit etmek için düzenlenir ve diğer belgeler arasında saklanır.

    m) Devir ve Teslim Belgeleri : (Örnek :9)

    Yönetim Kurullarının değişmesi durumunda kantin sermaye ve belgelerinin yeni Kurula teslimi sırasında düzenlenir.

    Bu yönetmelikte yer almayan ve kuruluş amirince gerekli görülen diğer yardımcı defter, kayıt ve belgeler kullanılabilir.

    Defter Kayıt ve Belgelerinin İmzalanması ve Onaylanması:

    Madde 23 - Ambar defteri, İşletme defteri, Para teslim defteri ve Kasa defterinin ilk sayfaları Yönetim Kurulu tarafından mühürlenir ve ilk sayfaya ait olduğu yıl yaprak sayısı yazılarak kuruluş amiri tarafından onaylanır.

    Kantinle ilgili defter ve belgelerin korunması ve imzalanması resmi evrakın tabi olduğu usul ve şartlara bağlıdır.

    SEKİZİNCİ BÖLÜM : Görev ve Sorumluluk

    Görev :

    Madde 24 - Yönetim Kurulu, kantinlerle ilgili hizmetlerin yürütülmesi, hesapların tutulması ve hesap verilmesi ile görevlidir.

    Sorumluluk :

    Madde 25 - Kuruluş amirleri ve Yönetim Kurulları bu yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerinin yürütülmesinden sorumludurlar.

    Aylık bilançoların düzenlenme ve imzasından önceki devreye ait sorumluluklar Yönetim Kuruluna, henüz bilançosu düzenlenmemiş olan devreye ait sorumluluklar ise ilgili üye ve görevliye aittir.

    Yetki Devri :

    Madde 26 - Bu yönetmelikle kuruluş amirine verilen görev ve yetkiler, kendi sorumluluğu altında uygun görülen Emniyet Müdürü rütbesindeki bir amire devredilebilir.

    DOKUZUNCU BÖLÜM : Denetleme

    Madde 27 - Polis Kantinleri üç türlü denetlemeye tabi tutulur.

    Bunlar :

    a) İdari Denetleme,

    b) Özel Denetleme,

    c) Hesap Denetlemesi'dir.

    İdari Denetleme :

    Madde 28 - Polis Kantinlerinin idari denetlemeleri, o yerin Mülki İdare Amiri ve bünyesinde Kantinin bulunduğu kuruluşların en yetkili amirleri, bu amirlerin hiyerarşik meslek amirleri veya bunların görevlendirecekleri personel tarafından, yılda iki defadan az olmamak üzere yapılır.

    Bu denetleme sırasında; kantinlerin tertip, tanzim ve temizlik durumları, satılan malların ihtiyaçlara uygunluğu ve kar oranları, hesapların tam ve günü gününe tutulup tutulmadığı, kantin sermayesi ile kantin borçları ve giderlerinin birbirlerine uyup uymadıkları ve gerek görülecek diğer konular incelenir, inceleme sonuçları bir raporla tespit edilir ve ilgili makamlara verilir.

    Özel Denetleme :

    Madde 29 - Emniyet Genel Müdürü tarafından görevlendirilecek müfettiş veya incelenecek konuları bilen diğer personel aracılığıyla yapılan denetlemedir.

    Bu denetleme, İdari denetleme konularında veya aydınlatılması gereken başka hususlarda yapılır.

    Emniyet Genel Müdürü, gerekli gördüğü her zaman bu denetleme yoluna baş vurabilir.

    Hesap Denetlemesi :

    Madde 30 - Polis Kantinlerinin bir hesap yılı içerisindeki faaliyetlerinin, bütün gelir ve gider belgelerinin incelenmesi amacıyla Teftiş Kurulu Başkanlığı Müfettişlerince yapılan denetlemedir.

    Hesap denetlemesi yapacak Müfettişlerle birlikte, gerektiğinde uzman personel de görevlendirilebilir.

    ONUNCU BÖLÜM : Çeşitli ve Son Hükümler

    Madde 31 - Kantinler, türlü nedenlerle kuruluşundaki amacı gerçekleştirme imkanı bulunmadığı, fayda sağlayamadığı, veya idareye gereksiz yük getirdiği taktirde,açılmasında uygulanan usulle kapatılabilir.

    Kapatılan kantinlerin nakit, mal, demirbaş eşya ve belgeleri Genel Müdürlükçe uygun görülecek diğer bir Polis Kantinine devredilir.

    Emniyet Genel Müdürlüğünün Yetki ve Sorumluluğu :

    Madde 32 - Emniyet Genel Müdürlüğü, bu Yönetmelik hükümlerine göre kurulan ve işletilen Polis Kantinlerinin, yönetim ve faaliyetlerinin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesiyle yetkili ve sorumludur.

    Yürürlük :

    Madde 33 - Bu yönetmelik Resmi Gazetede yayım tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

    Yürütme:

    Madde 34 - Bu yönetmelik hükümlerini İçişleri Bakanı yürütür.